Kanban Cheat Sheet für Benutzer

Haben Sie sich schon einmal wegen der Kanban Begriffe verloren gefühlt oder wollten Sie schon mal schnell überprüfen, ob Sie alles richtig machen?

Unten finden Sie ein weiteres, praktisches „Cheat Sheet“ für das Agile-Framework, das genau dafür gemacht wurde! Schauen Sie darauf, um schnell zu erfahren, wie es weitergeht. WIP Grenzen, Planungsauslöser oder einfach alles, was Sie brauchen könnten.

Kostenloses Kanban „Cheat Sheet“ hier herunterladen

PROZESS: Kanban-Projekte laufen in bedarfsorientierten Iterationen ab, in denen das Team einen Mehrwert für das Endprodukt erzeugt.

AUFGABENGRÖSSE: Es gibt keine bestimmte Größe für eine Aufgabe. Es sollte stattdessen klare Zeile für die Teammitglieder geben.

AUFGABENZUWEISUNG: Die Teammitglieder erhalten Aufgaben aus den Prioritätsspalten auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten.

NEUE AUFGABEN IN EINER ITERATION: Neue Aufgaben könnte zu einer laufenden Iteration hinzufügt werden.

ROLLEN: Kanban hat keine vordefinierten Rollen, sondern konzentriert sich auf ein funktionsübergreifendes Team zur Planung und Durchführung der Arbeit.

ITERATIONEN: Kanban-Iterationen werden anhand des Bedarfs geplant und beendet, sobald ein Team das Gefühl hat einen erheblichen Mehrwert für das Produkt geschaffen zu haben.

SCHÄTZUNG: Optional. In der Regel in Stunden angegeben oder in groben Größenangaben, wie z.B. klein, mittel und groß.

LAUFENDE ARBEIT: Begrenzt die Anzahl der Aufgaben, an denen das Team zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeiten kann. Garantiert, dass jede Aufgabe abgeschlossen ist, bevor die nächste begonnen wird.

UMFANGSBESCHRÄNKUNGEN: Work In Progress (WIP) begrenzt den aktuellen Arbeitsumfang.

PLANUNGSAUSLÖSER: Das Team wird basierend auf der Anzahl der verbleibenden Aufgaben im Rückstand benachrichtigt, um eine Planungssitzung zu arrangieren.

BOTTLENECK: Eine Aufgabe oder ein anderes Hindernis, das das Team daran hindert, innerhalb eines Projekts weitere Fortschritte zu erzielen.

DURCHLAUFZEIT: Die Gesamtzeit von der ersten Kundenanfrage bis zur Lieferung des Endprodukts.

ZYKLUSZEIT: Die Gesamtzeit, die benötigt wird, um eine Aufgabe zu beenden, sobald das Team mit der Arbeit daran begonnen hat, einschließlich der Verzögerungen.

KUMULATIVES FLUSSDIAGRAMM (CFD): Es handelt sich hierbei um ein gestapeltes Liniendiagramm, das die Menge der Arbeit in einem bestimmten Zustand (Eingang, Warteschlange, Ausgang) anzeigt.

SCHWIMMBAHN: Eine horizontale Bahn auf der die Karten auf der Tafel bewegt werden. Repräsentiert Kategorien, Merkmale usw.

MEETINGS

Alle Kanban-Meetings finden dann statt, wenn das Team sie braucht und nicht nach einem bestimmten Zeitplan.

Planungssitzung – wird durch einen Planungsauslöser ausgelöst und dient dem Auffüllen des Rückstands und der Priorisierung von Aufgaben.

Das Daily Standup ist ein 15-minütiges Treffen, bei dem die Teammitglieder präsentieren, was sie getan haben und tun werden.

Überprüfung der Iteration – Präsentation der abgeschlossenen Arbeit, um zu sehen, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden.

Die Retrospektive ist eine Diskussion zwischen den Teammitgliedern über den Prozess und wie er verbessert werden kann.

PRIORISIERUNG: Optional. Wird über die Prioritätsspalten im Rückstand durchgeführt.

TAFEL: Besteht normalerweise auf 3 Bereichen:

1. „Rückstand“ für geplante und priorisierte Aufgaben.
2. „Work in Progress“ für Aufgaben, an denen das Team arbeitet.
3. „Erledigt“ für abgeschlossene Aufgaben.

5 Agile-Tafeln, die von Nicht-Entwicklern verwendet werden

Wenn Sie diesem Blog folgen, dann ist die Verwendung von Agile in anderen Branchen als der Softwareentwicklung nichts Neues für Sie. Ich rede zwar oft darüber, wie die Methoden in verschiedenen Situationen angewendet werden können, aber ich habe Ihnen bisher noch nicht gezeigt, wie das im wirklichen Leben aussieht.

Agile ist schön, weil es buchstäblich jede Form annehmen kann, solange es den Schlüsselwerten treu bleibt. Wenn Sie aber mit der Methode gerade erst anfangen, dann kann es schwierig sein über die 3 traditionellen Säulen „To Do“, „Doing“ und „Done“ hinauszugehen.

Hier sind 5 Agile-Tafeln, die in traditionellen Abteilungen außerhalb der Softwareentwicklung verwendet werden und Ihre eigene Kreativität anregen sollen.

Das Netz der Personalabteilung

Kein gutes Unternehmen funktioniert ohne seine Mitarbeiter und alles beginnt mit der Personalabteilung. Dieses Agile-Tafel-Beispiel stammt von Jennifer von TranspireLife, die ein Netz-Muster verwendet. Hier steht jeder Teil für eine andere Arbeitsstelle und jede der Linien für einen Schritt im Einstellungsprozess. Die Kandidatenkarten werden in den spezifischen Teil des Netzes eingefügt, sobald es eine freie Stelle gibt und in Richtung der Mitte verschoben, während sie Interviews und andere Schritte durchlaufen.

Die Beschaffungstafel

Beschaffungsprozesse sind wichtig, aber sie können leicht verwirrend werden. Besonders wenn es mehrere Projekte gibt und mehrere Menschen beteiligt sind. Deswegen arbeitet das Beschaffungsteam mit einem eigenen System. Sie verwenden die Grundidee von Agile und haben alle laufenden Projekte auf einer Tafel aufgelistet. Sie werden nach dem verantwortlichen Teammitglied geordnet und der WIP jedes Teammitglieds ist auf 7 begrenzt. Die Spalten auf dieser Tafel stellen Wochen dar und helfen, die Dauer der einzelnen Projekte zu verfolgen.

Es werden dazu Legosteine verwendet, deren Farbe die Beschaffungsphase repräsentiert und die Größe entspricht der geschätzten Dauer. Der Legostein wird jede Woche vorwärts bewegt und sobald diese Phase abgeschlossen ist, wird die endgültige Dauer auf den Legostein geschrieben und er wird wieder zur ersten Woche verschoben und der Legostein für die nächste Phase wird darauf gesteckt. Auf diese Weise können Sie visuell für alle Projekte die erwartete Zeit im Vergleich zur tatsächlich aufgewendeten Zeit verfolgen.

Die Design-Tafel

Diese nächste Lego-Tafel von Vitamins bringt uns zur Designabteilung. Die Herangehensweise bei dieser Tafel ist eher visuell und ähnelt einem Kalender. Die Zeilen stellen die Monate dar und die Spalten sind für die Tage. Jedes Projekt erhält eine andere Farbe und die Unterreihen in jedem Monat sind einem bestimmten Teammitglied zugeordnet. Die Aufgaben auf der Tafel müssen nicht so detailliert sein, weil es sich bei der Designabteilung um eine besondere Abteilung handelt. Es ist stattdessen wichtiger zu wissen, woran das Team arbeitet und welche Projekte gerade im Mittelpunkt stehen.

Erweiterung für die Geschäftsführung

Kein Unternehmen ist vollständig ohne die Geschäftsführung und die Geschäftsführung möchte sicherlich keine Zeit damit verschwenden, die Tafel eines jeden Teams zu analysieren, um den Gesamtfortschritt zu verstehen. Dieses Team hat dafür eine Lösung gefunden und einen Epos-Bogen kreiert, d.h. eine zusätzliche Bahn, die anzeigt, wie weit das Team fortgeschritten ist.

Das Team klärt die Aufgaben ab und fügt sie dem Rückstand hinzu, sobald es mit der Arbeit am Epos beginnt. Die Aufgaben sind farblich abgestimmt und werden wie gewohnt über die Tafel bewegt. Das Epos bleibt nicht im Rückstand, sondern wird stattdessen entlang des Bogens verschoben. Der Bogen setzt sich aus den traditionellen Projektphasen wie „Planung“, „in Arbeit“ und „fertig“ zusammen. Auf diese Weise erhalten sowohl das Team als auch das Management die benötigten Informationen.

Planung Ihrer Projektaufgaben: Sollten Sie Scrum, Kanban oder Scrumban verwenden?

Der französische Schriftsteller Antoine de Saint-Exupéry sagte einmal, dass im Leben ein Ziel ohne Plan nur ein Wunsch ist und dasselbe gilt heute noch mehr im Wirtschaftsleben. Unternehmen, die erfolgreich wirtschaften, arbeiten bei der Planung und der Erledigung von Aufgaben hauptsächlich mit agilen Methoden wie Scrum, Kanban, Scrumban und Projektaufgaben.

Die größte Schwierigkeit besteht oft nicht in der Planung, sondern darin eine der drei agilen Varianten auszuwählen. Sie müssen nicht nur die richtige Methodik zur Planung Ihrer Aufgaben wählen, sondern auch eine die Ihnen hilft, die Leistung Ihres Teams am besten zu messen.

Wenn die agile Methodik etwas Neues für Sie ist und wenn die Unterschiede zwischen Scrum, Kanban und Scrumban Sie verwirren, dann sollten Sie sich unbedingt diesen Beitrag ansehen, der die grundlegenden Unterschiede zwischen den drei Methoden erklärt.

In diesem Beitrag werden wir untersuchen, wie mit Scrum, Kanban und Scrumban Aufgaben ausgeführt werden und die daraus resultierende Leistung gemessen wird.

Bild-Untertitel: Eine typische Kanban-Projektplanungsroutine

Routinen in Scrum, Kanban und Scrumban planen

Ein guter Plan kann zum Erfolg oder zum Scheitern eines Projekts führen. Wenn es eine Planungsroutine gibt, dann kann der Prozess leichter durchlaufen werden. Ihre Planung sollte im Großen und Ganzen ein dreistufiger Prozess sein, der folgende Bereiche abdeckt:

1. Wie die Arbeit im Laufe eines Projektaufgaben voraussichtlich voranschreiten wird
2. Welche Aufgaben in einer bestimmten Phase eines Projektaufgaben erledigt werden sollten
3. Wann Planungsmeetings während der Entwicklung eines Projekts stattfinden sollen

In Scrum steht die Planung an erster Stelle und findet häufig und meistens zu Beginn eines jeden Sprints statt. Etwaige offen Punkte oder Aufgaben werden hier hinzugefügt und die Arbeit wird auf der Grundlage dieses Plans durchgeführt.

In Kanban wird Flexibilität geschätzt, d. h. es sind keine präzisen Planungsroutinen erforderlich. Den Teammitgliedern steht es stattdessen frei, ihre dynamischen Pläne zu erstellen, wenn offen Punkte und Aufgaben erledigt wurden (Bedarfsplanung) oder wenn ein Code oder eine Produktversion veröffentlicht wird (Veröffentlichungs-/Iterationsplanung).

In Scrumban ist eine Mischung aus Scrum- und Kanban-Methodiken möglich, wobei der Kanban-Ansatz zur Bedarfsplanung verwendet wird, während gleichzeitig neue Elemente und Aufgaben geplant werden, um diejenigen zu ersetzen, die mit einem Scrum-Ansatz erledigt wurden.

Schätzung des Aufgabenabschlusses in Scrum, Kanban und Scrumban

Die Schätzung des Aufgabenabschlusses ist genau das, wonach es sich anhört: Sie planen wie viel Zeit Sie ungefähr benötigen werden, um einen bestimmten Punkt oder Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste zu erledigen.

In Scrum sollten die Schätzungen vor Beginn des Sprints abgeschlossen sein, wobei jedem Element oder jeder Aufgabe eine bestimmte Zeitspanne zugewiesen wird. Wenn die Planer mit größeren Aufgaben konfrontiert werden, dann sollten sie jede Aufgabe in kleinere Aufgaben aufteilen. Die Zeit, die für die Fertigstellung von Aufgaben vorgesehen ist, sollte einen gewissen Spielraum für Verzögerungen beinhalten, unabhängig davon, um welche Aufgaben es sich handelt.

In Kanban ist die Schätzung nicht so wichtig und sogar optional. Die Teammitglieder arbeiten auf eigene Initiative und arbeiten im Laufe der Zeit Aufgaben aus den To-Do‘s ab. Die Flexibilität von Kanban macht es möglich, dass Teams, die eine Planung durchführen, diese auf Wunsch auch selbst umsetzen können (z. B. aus Gründen der Vorhersehbarkeit) oder sie können Elemente und Aufgaben ähnlicher Größe erstellen, um einen konsistenten Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Scrumban verfolgt einen ähnlichen Ansatz wie Kanban bei der Schätzung des Aufgabenabschlusses, ohne große Unterschiede.

Hinzufügen neuer Elemente zu Ihrem Projekt mit Scrum, Kanban und Scrumban

An diesem Punkt fragen Sie sich vielleicht, wie neue Elemente und Aufgaben zur Iterationsliste des Projekts hinzugefügt werden und auch hier kann die Wahl der richtigen agilen Methode für den letztendlichen Erfolg Ihres Projekts wichtig sein.

In Scrum können neue Elemente und Aufgaben nur in der Planungsphase hinzugefügt werden. Wenn etwas übersehen und erst bei einem Sprint entdeckt wird, dann muss man damit bis zur nächsten Planungssitzung warten. Diese starre Vorgehensweise kann sich als Problem für Teams erweisen, bei denen ständig neue Aufgaben dazukommen.

In Kanban werden neue Aufgaben zu Ihrem Projektaufgaben hinzugefügt, sobald es Platz in einer Projekt-Warteschlange gibt. Das ist gut für Projektaufgaben, bei denen neue und eingehende Aufgaben ein Teil des Arbeitsprozesses sind.

In Scrumban haben Sie eine Mischung aus Scrum und Kanban, was eine flexiblere Anordnung ermöglicht, die eine genauere Planung vor einem Sprint ermöglicht, mit der Möglichkeit, während eines Sprints eingehende Aufgaben hinzuzufügen.

Leistungsmetriken in Scrum, Kanban und Scrumban

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Projektmanagements ist die Beurteilung der Gesamtleistung eines Projekts und insbesondere eines Teams bei der Erfüllung der verschiedenen Punkte und Aufgaben, die mit diesem Projektaufgaben verbunden sind.

In Scrum ist ihr Hauptwerkzeug zur Analyse von Leistungsmetriken das Burndown-Diagramm. Man kann dieses Diagramm verwenden, um zu zeigen, wie viel Arbeit innerhalb eines bestimmten Sprints am Ende eines jeden Tages oder sogar einer Stunde noch übrig ist. In Eylean sieht ein typisches Burndown-Diagramm folgendermaßen aus:

Bild-Untertitel: Die blaue Linie stellt den stündlichen „Burndown“ dar, während die grüne Linie den kumulativen Wert jeder Stunde darstellt. Zusammen zeigen sie an, ob ein Team vorwärts „sprintet“ … oder zurückfällt.

In Kanban wird die Leistung durch kumulative Flussdiagramme und Schätzungen der Durchlaufzeit gemessen. Ein typisches, kumulatives Flussdiagramm zeigt die Gesamtzahl der Aufgaben an, die während eines Sprints bearbeitet werden und die Zeit, die zur Erledigung dieser Aufgabe benötigt wird. Projektmanager können auch Durchlaufzeit-Diagramme verwenden, die die durchschnittliche Bearbeitungszeit für jede Aufgabe anzeigen.

Untertitel: Ein typisches Durchlaufzeit-Diagramm in Eylean

In Scrumban sind die durchschnittlichen Durchlaufzeiten die wichtigste Leistungsmetrik.

Abschließende Überlegungen bei der Wahl von Scrum, Kanban oder Scrumban

Scrum, Kanban und Scrumban sind effektive Werkzeuge, die Unternehmen jeder Größe dabei helfen können, ihre Produktivität zu steigern. Es ist dennoch wichtig nicht zu vergessen, dass sie genau das sind: Werkzeuge. Es ist wichtig die Stärken und Schwächen Ihres Teams zu kennen und das Werkzeug zu nutzen, das ihnen hilft, die besten Ergebnisse zu erzielen.

Fragen Sie sich, welche dieser drei agilen Methoden am besten für Ihr Team geeignet ist? Lesen Sie unbedingt diesen Beitrag, in dem Sie erfahren, wie Scrum, Kanban und Scrumban Projektmanagern dabei helfen, ihre Teams in verschiedenen Bereichen, wie Rollenverteilung, Besprechungen, Eigentümerschaft und kontinuierlicher Verbesserung zu managen.

7 Schritte zum Schreiben eines effektiven Projektvision-Statements

Eine klare und angemessen kommunizierte Vision kann eine Menge Probleme und Verwirrung für das Team verhindern, das ihr folgt. Eine Projektvision ist auch wichtig, weil eine Organisation einfach mit der Suche nach einer Lösung beginnen könnte, bevor sie das Problem vollständig versteht. Ein effektives Vision-Statement beschreibt klar und kurz, was das Projektteam und die Interessensvertreter zu erreichen hoffen. Befolgen Sie diese sieben Schritte, um ein effektives Projektvision-Statements für das Projekt zu schreiben.

Richten Sie Ihre Vision an den Unternehmenszielen aus

Das sollte selbstverständlich sein, aber stellen Sie sicher, dass Ihre Prioritäten mit den Prioritäten Ihrer Organisation übereinstimmen. Sie werden das Engagement der richtigen Leute brauchen, also schreiben Sie ein Vision-Statement, das mit den Zielen Ihrer Organisation übereinstimmt. Am besten erreichen Sie das, indem Sie Ihr Projekt mit einem bestimmten Unternehmensziel verknüpfen.

Schreiben in einer klaren Sprache

Ihre Vision gibt den Menschen, die Sie leiten, ihr Ziel. Verwenden Sie Ihr Projektvision-Statements, um den Zweck Ihres Projekts zu verdeutlichen, Verwirrung zu beseitigen und Ihr Team zu vereinen, indem Sie sie inspirieren und dazu bringen, die Vision nach besten Kräften umzusetzen. Das Projektvision-Statements ist eine schriftliche Version Ihrer Vision, die Ihre Idee und ihr gesamtes emotionales Potential zusammenfasst. Ihr Projektvision-Statements bestimmt die Richtung für Ihr Team und hilft ihm zu verstehen, wie es ans Ziel gelangen wird. Das von Ihnen erstellte Statement sollte einer ähnlichen Formel folgen: (Handlung) ein (Ergebnis) das (Kriterium).

Ein Beispiel könnte sein: (Entwickeln Sie) ein (Orientierungsprogramm) das (die Mitarbeiter darauf vorbereitet, die Cybersicherheit zu priorisieren). Wenn Ihr Team dieses Vision-Statement versteht, dann weiß es, wohin es geht und warum und welche Art von Handlungen benötigt werden.. Sie können Schreibwerkzeuge wie „WritingPopulist“ und „Review“ verwenden, die Ihnen helfen können, das Statement in einer klaren Sprache zu schreiben.

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Schlüsselelemente

Behalten Sie diese wichtigen Elemente im Hinterkopf, wenn Sie Ihr Vision-Statement schreiben. Halten Sie es kurz und bündig. Machen Sie es umsetzbar, indem Sie aktive Verben wie „liefern“ und „produzieren“ verwenden. Fesseln Sie Ihre Projektteilnehmer mit Konzepten, mit denen sie sich identifizieren können und die sie dazu bringen ihr Bestes zu geben. Arbeiten Sie dazu gemeinschaftlich im Team zusammen. Sie werden einige großartige Ideen erhalten, indem Sie Ihr Team und Ihre Kunden fragen und die Wahrscheinlichkeit ist höher, dass Sie einen Konsens erreichen. Reflektieren Sie, was Ihr Ziel ist und gehen Sie mit Ihrem Statement auf dessen Vorteile ein. Verwenden Sie ein einige objektive Kriterien, die Ihren Erfolg definieren werden.

Fassen Sie Ihre Projektvision mit einem überzeugenden Satz zusammen

Beginnen Sie Ihr Statement mit einem kraftvollen und überzeugenden Satz im ersten Absatz. Dabei sollte es sich um einen einprägsamen Satz handeln, der die Essenz Ihrer Vision umfasst. Wenn Ihr Leser diesen Satz sieht oder sich an ihn erinnert, dann kann er sich an den Rest des Vision-Statements erinnern, die der Satz repräsentiert. Sich das ausführliche Vision-Statement anzuschauen und dann darüber nachzudenken, wie man diese Vision in einem Satz beschreiben kann, ist manchmal der beste Weg diesen Satz zu schreiben. Sie können auch Schreibhilfen wie „AcademAdvisor“ und „Academized“ verwenden, die Ihnen helfen Ihre Idee zusammenzufassen.

Vermitteln Sie ein Gefühl der Wichtigkeit

Die Leser sollten nach dem Lesen Ihres Vision-Statements ein klares Verständnis haben, um abzuschätzen, wie wichtig das Projekt ist. Sie sollten wissen, wie dringend das Projekt und die gebotene Lösung für die gewünschten Ziele der Organisation sind. Machen Sie Ihr Statement so klar wie möglich, um sicherzustellen, dass die Wichtigkeit Ihres Ziels verstanden wird. Verwenden Sie Bearbeitungs- und Korrekturwerkzeuge wie „MyWritingWay“ und „LetsGoandLearn“, um eine klare Kommunikation dieses Punktes zu gewährleisten.

Menschen, Prozess und Technologie

Jedes Projekt beinhaltet Menschen, die von ihnen verwendeten Technologien und Prozesse, in die man eingebunden ist.. Was beinhaltet der Prozess? Wie unterstützt die verfügbare Technologie den Prozess? Wie werden Menschen davon profitieren, wenn sie das Vision-Statement implementieren? Es sollte eine klare Erklärung für alle drei dieser Elemente und ihre Wechselwirkung im Laufe des Projekts geben.

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Verwenden Sie so viel Platz wie nötig

Das Ziel Ihres Vision-Statements ist es ein mentales Bild zu zeichnen, um Ihr Team während des gesamten Prozesses zu motivieren und zu leiten und es an seine Kernziele zu erinnern, wenn es das Gefühl hat, die Richtung verloren zu haben. „Manchmal benötigt dieser Kern für den Erfolg Ihres Projekts etwas Platz, um sich selbst erklären zu können. Sie sollten zwar unnötige und verwirrende Fachsprache vermeiden, aber manchmal ist sie trotzdem notwendig, um Ihre Vision klar zu illustrieren“, erklärt Alice Felts, Projektmanagerin bei Writemyaustralia und Autorin bei Huffingtonpost.

Fazit

Ihr Vision-Statement ist der Leitfaden für Ihr Team. Es wird Ihre Ziele und die Methoden bestimmen, die Sie zum Erreichen des Projektzieles verwenden werden. Wenn die Projektmitglieder verwirrt sind oder das Gefühl haben, dass sie mit ihrer Arbeit vom Kurs abgekommen sind, dann wird das Projektvision-Statements dabei helfen, die Dinge wieder auf den richtigen Weg zu bringen. Eine richtig konzipiertes und geschriebenes Vision-Statement muss mit den Unternehmenszielen übereinstimmen, eine klare Sprache verwenden, einen überzeugenden, zusammenfassenden Satz enthalten, ein Gefühl der Wichtigkeit vermitteln, die Rollen des Prozesses, der Menschen und der Technologie beschreiben und so viel Platz wie nötig einnehmen.

Werkzeuge, die garantieren, dass Ihr Projekt gelingt

Sie arbeiten in kleinen oder großen Teams unter enormen Zeitdruck? Immer suchen nach die “richtigen” Tools und Werkzeuge, um den Chaos zu bewältigen? Mit den richtigen Werkzeugen erledigt sich die organisatorische Arbeit viel einfacher und schneller. Deswegen bleibt mehr Zeit, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren. Um den Überblick zu behalten, sind entsprechende Tools hilfreich. Ich habe die 6, meiner Meinung nach, besten Werkzeuge für Projekt und Produktmanagement für Sie recherchiert.

• Projektmanagement

Projektmanagement-Werkzeuge müssen nur das können, was die Teams wirklich brauchen. In der Projektführung ist es wichtig zu wissen, welche Aufgaben und wann abgeschlossen werden müssen. Um dieses Ziel so einfach und schnell wie möglich zu erreichen, brauchen Sie ein bestimmtes Projektmanagement Tool oder Software. Wählen Sie das Werkzeug, das Ihrem Team am besten passt. Einigen reicht das Whiteboard und Marker völlig aus, während die andere sich nicht vorstellen können, ohne spezifische Software zu arbeiten. Eine von solchen – Eylean Board – hat solche  Funktionen, wie Time-Tracking, WIP-Limits, Burndown-Chart, Schedule, Zeitberichte, Integration in TFS, MS Excel, MS Office, MS Outlook und andere, die Projektplanung, Durchführung und Überwachung besonders vereinfachen.

• Conferencing und Kommunikation

Heute reden wir alle über die neue Arbeitswelt, neue Möglichkeiten, internationale Verbindungen zu knüpfen und die Firmensitze in anderen Ländern zu gründen. Während ein Teil der Kommunikation per E-Mails und Online-Chats erfolgen kann, ein System für die effektive Meetings und Informationsentwicklung wird immer mehr benötigt. Solche Tools wie GoToMeeting sorgen dafür, dass Sie immer up-to-date mit Ihren Teams und Projekte bleiben. Online Meetings können Sie genau so durchführen, wie Sie es von herkömmlichen Meetings gewohnt sind. Keine unnötige Geschäftsreisen und verschwendete Zeit mehr.

• Zeiterfassung

Der Begriff “Zeiterfassung” ruft immer noch bei vielen Mitarbeiter negativen Gedanken hervor. Aber die Vorteile sollten nicht übersehen werden. Natürlich, Sie können diesen Weg weiter gehen und Ihre Mitarbeitern noch mehr verängstigen oder das Werkzeug mit Bedacht verwenden. Das Zeiterfassungstool kann Ihnen helfen, die Rechnungen Ihren Kunden zu stellen, die Stärken und Schwächen in Ihrem Prozess festzulegen und die Ressourcen so zu verteilen, dass sie die besten Ergebnisse liefern. Viele Lösungen, wie auch Eylean Board, bieten eine integrierte Zeiterfassungmöglichkeit, was ermöglicht Sie, die Arbeit mit den Zeitberichten sehr einfach zu verbinden. Aber, wenn Sie die eigenständige Option bevorzugen, würde ich ein tolles Tool Toggl empfehlen.

• Bug- und Ticket-Tracking

Für diejenigen von uns, die im Softwareentwicklungsbereich arbeiten, ist Bug- und Ticket-Tracking ein weiterer sehr wichtiger Aspekt. Bugs sind die natürlichen Feinde der Programmierer und tauchen in den Projekten so oft, dass man ohne Zweifel für ein spezielles Werkzeug entscheidet. Es gibt verschiedene Lösungen, solche wie Bugzilla, die stellen sicher, dass Ihr Auswahl nicht nur für die Entwicklungsteams, sondern auch für den Endbenutzer und anderen Beteiligten komfortabel wird. Das System, erlaubt dem Softwarehersteller während des gesamten Projekts in Verbindung mit Kunden, Partnern und Nutzern zu stehen und so jederzeit auf Probleme, Änderungen und Bedürfnisse zu reagieren.

• Rechnungserstellung

Buchhaltung und Rechnungserstellung gehört nicht gerade zu den Lieblingstätigkeiten sowohl für Groß- als auch für Kleinunternehmen. Um sicherzustellen, dass mit den Zahlen am Ende nicht nur Sie, aber auch noch Ihr Kunde zufrieden wird, müssen Sie nicht nur einen Preis für Projekt vereinbaren, sondern auch ein übersichtliches Invoicing System haben. Müssen Sie vielleicht über die benötigte Zeit informieren oder andere Details berichten? Wählen Sie dann eigenständiges Werkzeug mit zahlreichen Funktionen, wie z.B. QuickBooks oder suchen nach einer Projektmanagement-Lösung, die Invoicing als eine „Nice-to-have“ Option hat.

 

Es ist aber wichtig nicht vergessen, dass Projektmanagement in erster Linie die Arbeit mit den Leuten ist, wo die sozialen Fähigkeiten notwendig sind. Und, wenn Sie diese Kompetenzen effektiv ausnutzen können, ist die Verwendung von technischen Hilfsmitteln nur eine Ergänzung, die Ihre täglichen Tätigkeiten erleichtert. 

 

 

 

Projektmanagement: Was hat sich über die Jahrzehnte hinweg geändert?

Die neue Technologien haben die Welt sehr schnell erobert: Schon einige Zeit haben wir  Smartphones, interaktives Fernsehen und andere clevere Lösungen, die unseres Leben einfacher und bequemer machen. Alles ändert sich. Der Arbeitsalltag ist hier auch keine Ausnahme. Klassisches Projektmanagement war gestern. Heute stehen wir an der Schwelle der anderen Projektverwaltung – mit neuen Trends und Entwicklungen. Wie haben sich die Projektplanungs-, Führungs- und Management-Vorgehensweisen in den Jahrzehnten geändert? Wie haben die Teams früher gearbeitet, und wie organisieren Sie ihre Arbeit jetzt? Welche Methode haben wir gestern für Projektmanagement verwendet und welche finden wir heute am besten? Die Antworten finden Sie in folgendem Infografik. Kurz, knapp und klar!

Teilen Sie Ihre Meinung mit, was noch im Projektmanagement sich geändert hat? Stimmen Sie allen meinen Aussagen zu? 

 

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Projektmanagement: was hat sich in den Jahrzehnten geändert?

Die neue Technologien haben die Welt sehr schnell erobert: schon einige Zeit haben wir schon die Smartphones, interaktive Fernsehen und andere clevere Lösungen, die unseres Leben einfacher und bequemer machen. Alles ändert sich, der Arbeitsalltag ist hier auch keine Ausnahme. Klassisches Projektmanagement war gestern, heute stehen wir an der Schwelle der anderen Projektverwaltung – mit neuen Trends und Entwicklungen. Wie haben die Projektplanungs-, Führungs- und Verfolgungsschritte in den Jahrzehnten geändert? Wie haben die Teams früher gearbeitet, und wie organisieren Sie ihre Arbeit jetzt? Welche Methode haben wir gestern für Projektmanagement verwendet und welche wir heute am besten finden? Die Antworten finden Sie in folgendem Infografik. Kurz, knapp und klar!

 

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Welche Agile Methode für wen?

Agile Methoden sind heute sehr verbreitet, denn ihre Vorteile, wie Transparenz, und Flexibilität, sind unbestritten.Mehr als 84% aller Unternehmen verwenden die Agile Praktiken mindestens teilweise. Natürlich, für ein oder anderes Unternehmen, das Team oder Tätigkeit können nicht die selbe Methode geeignet sein. Es fällt oft schwer zu entscheiden, welche zu wählen.

Schauen Sie sich folgende Infografik an und erfahren, welche Agile Methode für Sie am besten passt.

 

Welche Fehler werden von neuen agilen Teams gemacht?

Jeder Projektmanager würde sagen, dass das Team der Hauptfaktor für erfolgreiche Arbeit ist. Es ist nicht einfach, Teamarbeit richtig zu organisieren und zu gewährleisten, dass alle Teammitglieder produktiv auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Das gilt auch bei agilen Teams. Also, wie stellt man sicher, dass alles, was das Team lernt, auch allen seinen Mitgliedern und dem Projekt zugute kommt? Schauen wir uns gemeinsam an, welche Fehler die neu gebildeten agilen Teams vermeiden sollten. 

Falsche Erwartungen

Die übertriebenen Erwartungen unterscheiden sich oft von den eigentlichen agilen Werten. Der Einsatz von agilen Methoden kann viele Vorteile bringen: Bessere Zusammenarbeit im Team, Geschwindigkeit in der Fertigstellung von Projekten, Transparenz, Motivation und Vertrauen.  Es kann aber auch zu Unsicherheit und Angst führen, wenn man nicht ausreichend die Werte und Prinzipien des agilen Projektmanagement kennt.

Angst

Ängstliche Mitarbeiter wagen zu wenig und vermeiden deshalb meist, neue Herausforderungen anzunehmen. Das gilt natürlich auch für Teams. Wenn die Angst am größten ist, führt sie zu schlechten Entscheidungen und zu einer Herangehensweise, die das neue agile Team frustrieren könnte. Was am besten helfen kann, die Angst zu bewältigen? Vertrauen. Vertrauen schafft Sicherheit, Sicherheit schafft Stärke und Motivation, ermöglicht zugleich das Wachsen des Teams und führt zu erfolgreichen Projekten und einer angenehmen Atmosphäre.

Kommunikationsprobleme

Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg des Teams. Lernen Sie Ihre Kollegen kennen, sprechen nicht über jemanden, sondern mit ihm. Seien Sie vorsichtig mit Kritik oder Abwertung anderer. Wegen mangelnder Kommunikation kommt es oft zu Missverständnissen und Konflikten, die sich störend auf die Zusammenarbeit im Team auswirken. Durch tägliche Stand-Up-Meetings wird jedes Teammitglied mit aktuellen Informationen versorgt, welche Arbeiten am Tag zuvor verrichtet wurden, was für heute geplant ist und was die Arbeit behindern könnte.

Falsche Rollenverteilung

Welche Person im Unternehmen ist geeignet, die Rolle des agilen Coaches oder Product Owners einzunehmen? Der häufigste Fehler ist, einen Team- oder Projekt-Leiter zu wählen und ihn dem Team als agilen Coach (oder Scrum Master)  zur Seite zu stellen. Agile Coaches unterstützten zunächst das Team. Er hilft dem agilen Team agile Prozesse zu verstehen und sie richtig einzusetzen, aber er ist nicht verantwortlich für die Projekte selbst.

Unzureichende Planung

Wenn wir Agile mit anderen Vorgehensweisen vergleichen würden, könnte man sich vorstellen, dass Planung bei Agile weniger wichtig ist. In Wirklichkeit gibt es hier sogar mehr Planung. Das Hauptziel der agilen Planung besteht darin, dass die aktuellen Arbeiten weitestgehend “auf dem Tisch“ liegen und für alle sichtbar sind. Das heißt, die Planung wird nicht einmalig, nur am Anfang, sondern ständig durchgeführt.

Fehlende Transparenz

Transparenz im Team ist in vielen Unternehmen immer noch nicht umfassend vorhanden. Den Teammitgliedern ist oft nicht einmal klar, welche Funktionen die Mitarbeiter innerhalb eines Projekts abdecken, wofür sie verantwortlich und zuständig sind. Dailys, Reviews und Team-Retrospektiven, Scrum- oder Kanban Boards etc. helfen die Übersichtlichkeit im Team zu schaffen. Transparenz ist ein wichtiger Aspekt für einen reibungslosen Projektablauf, hilft Missverständnissen im Team vorzubeugen und sorgt für bessere Beziehungen innerhalb des Teams.

Welche Fehler werden von neuen Agile-Teams gemacht?

Wie jeder Projektmanager sagen würde, der Hauptfaktor für erfolgreiche Arbeit ist das Team. Es ist nicht einfach, die Teamarbeit richtig zu organisieren und zu gewährleisten, dass alle Teammitglieder produktiv auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Das gilt auch bei Agile-Teams. Also, wie man sicherstellt, dass alles, was das Team lernt, allen seinen Mitgliedern und dem Projekt zugute kommt? Schauen wir zusammen an, welche Fehler die neu gebildeten Agile-Teams vermeiden sollten.

 

• Falsche Erwartungen

Die übertriebenen Erwartungen unterscheiden sich oft von den eigentlichen Agilen Werten. Der Einsatz von Agilen Methoden kann viele Vorteile bringen: bessere Zusammenarbeit im Team, Geschwindigkeit in der Fertigstellung von Projekten, Transparenz, Motivation und Vertrauen. Kann aber auch die Unsicherheit und Angst hervorrufen, wenn man nicht genug den Wert und Prinzipien des Agilen Projektmanagement kennt.

 

• Angst

Leute, die Angst haben, wagen zu wenig, also, wagen auch die neuen Herausforderungen anzunehmen. Dasselbe gilt auch im Team.  Wenn die Angst den höchsten Punkt erreicht, führt sie zu schlechten Entscheidungen und Schritten, die das neue Agile-Team frustrieren können. Was am besten helfen kann, die Angst zu bewältigen? Das Vertrauen. Vertrauen schafft Sicherheit, Sicherheit schafft Stärke und Motivation, zugleich auch das Wachsen des Teams, erfolgreiche Projekte und angenehme Atmosphäre.

 

• Kommunikationsprobleme

Kommunikation ist ein Schlüssel zum Erfolg des Teams. Lernen Sie Ihre Kollegen kennen, sprechen nicht über jemanden, sondern mit ihm, seien vorsichtig mit Kritik oder Abwertung der anderer. Wegen mangelnder Kommunikation kommt es oft zu Missverständnissen und Konflikten, die sich störend auf die Zusammenarbeit im Team auswirken. Durch tägliche Standup-Meetings wird jeder Teammitglied wissen, welche Arbeiten am Tag zuvor verrichtet wurden, was für heute geplant ist und welche Maßnahmen das Anfallen von Arbeit verhindern können.

 

• Falsche Rollenverteilung

Welche Person im Unternehmen geeignet ist, die Rolle des Agile Coaches oder Product Owners einzunehmen? Der häufigste Fehler ist, einen Team- oder Projekt-Leiter zu wählen und ihn dem Team als Agile Coach (oder Scrum Master)  zur Seite zu stellen. Agile Coach unterstützt zunächst das Team. Er hilft dem Agilen Team Agile Prozesse zu verstehen und sie richtig einzusetzen, aber er ist nicht verantwortlich für die Projekte selbst.

 

• Unzureichende Planung

Wenn wir Agile mit anderen Vorgehensweisen vergleichen würden, könnte man sich falsch vorstellen, dass Planung bei Agile weniger wichtig ist. In Wirklichkeit gibt es hier sogar mehr Planung. Das Hauptziel der Agilen Planung besteht darin, dass die aktuellen Arbeiten weitestgehend “auf dem Tisch“ liegen und für alle sichtbar sind. Das heißt, die Planung wird nicht einmalig, nur am Anfang, sondern ständig durchgeführt.

 

• Fehlende Transparenz

Transparenz im Team ist in vielen Unternehmen immer noch die Neuigkeit. Den Teammitgliedern ist oft nicht einmal klar, welche Funktionen die Mitarbeiter innerhalb eines Projekts abdecken, wofür sie verantwortlich und zuständig sind. Dailys, Reviews und Team-Retrospektiven, Scrum- oder Kanban Boards u.a. Tipps helfen die Übersichtlichkeit im Team zu schaffen. Transparenz ist ein wichtiger Aspekt für einen reibungslosen Projektablauf, hilft die Missverständnissen im Team vorzubeugen und sorgt für bessere Beziehungen innerhalb des Teams.

 

Ich habe nur einige, meiner Meinung nach, häufigste Fehler erwähnt. Teilen auch Sie Ihre Meinung und Erfahrungen mit.