Archiv

Archiv für den Monat Oktober 2015

In letzter Woche haben wir Scrum-Board vorgestellt, heute gehen wir weiter und werfen einen kurzen Blick auf Kanban: wie man in Eylean Board neue Projekte erstellen oder die alte verschieben kann. Start mit einer neuen Software oder neuer Methode der Aufgabenverwaltung, kann manchmal aufregend und überwältigend sein. Deshalb werden wir einige Hinweise geben, damit der Übergang leichter und verständlicher wäre. Natürlich, das sind nur die wichtigsten Schritte für Ihren ersten Start. Unsere Bitte – fürchten Sie nicht, zu experimentieren und Eylean Board in solcher Weise zu verwenden, in welcher Ihre Bedürfnisse am besten erfüllt sind. In diesem Artikel werden die wichtigsten Prinzipien für die erfolgreiche Einführung von Kanban erläutert.

Zuerst müssten Sie Ihr Board erstellen. Wir in Eylean geben Ihnen die Möglichkeit selbst zu wählen: Sie können vorhandenes Board kopieren oder  vorbereitetes Template verwenden, um neu anzufangen. Wenn Sie eine Kopie Ihres vorhandenen Boards haben möchten, geben Sie die Besonderheiten in den Einstellungen der  Registerkarte an und die beiden Boards werden genau übereinstimmen. Allerdings, wenn Sie zum ersten Mal mit Kanban anfangen oder möchten das Board neu starten, können Sie das vorhandene Kanban Board mit vorbereiteten Hauptspalten benutzen. Vergessen Sie nicht, dass Sie Ihre Boards in jeder Zeit einstellen und ändern können, insbesondere, wenn Sie das Gefühl haben, dass sie Ihre Anforderungen nicht mehr entsprechen.

kanban lenta gera

Nachdem Sie das Board sortiert haben, beginnen Sie die Tasks (Karten oder Aufgaben) hinzufügen. Es gibt ein paar Möglichkeiten, wie die Tasks zum Board hinzugefügt werden könnten. Erste und am meisten intuitive – ein Doppelklick auf das Board und Eingabe der Aufgabendetails in Pop-up-Fenster. Neue Aufgabe kann man auch sehr einfach mit die rechte Maustaste erstellen. Wenn Sie Ihre Aufgaben vorher in MS Excel, MS Outlook oder MS Project gehalten haben, können sie einfach importieren. In diesem Fall werden Ihre Kalkulationstabellen, E-Mails oder Aufgaben in Eylean verschoben, und alles, was Sie tun müssen – jede fehlende Information hinzufügen und in die entsprechenden Progress Spalten ziehen. Eine von unseren wichtigsten Aufgaben ist die Nutzererfahrung, deswegen haben wir das Detailfenster der Aufgabe voll mit zusätzlichen Funktionen erstellt, damit Ihnen beim Erreichen Ihrer Ziele zu helfen. Überprüfen sie!

Overflow kanbanSobald das Board festgelegt ist und die Tasks sind schon vorhanden, können Sie beginnen, das Board zu managen. Dafür bietet Eylean WIP-Limits, Queue Management und Priorisierung des Backlogs. WIP-Limits zwingen uns dazu, Probleme früher aktiv anzugehen. WIP-Limits können zu einer beliebigen Anzahl, die zu Ihrem Team passt, eingestellt werden. Sie werden auf der rechten oberen Ecke der entsprechenden Spalte angezeigt und, wenn die Grenzen überschritten sind, bekommen Sie automatisch eine Benachrichtigung. Die Queue-Spalten in Eylean sind die gleiche wie in einem traditionellem Kanban Board. Wir haben beschlossen nicht nur die separaten Spalten für verschiedene Phasen der Arbeit zu verfügen, aber sie auch in zwei Teile zu unterteilen. Die linke Seite repräsentiert, dass der Task bearbeitet wird und die rechte Seite zeigt, dass er bereit ist, auf der nächste Stufe zu bewegen. So bekommen Sie mehr Information über die Fortschritte des Teams. Schließlich, die Priorisierung des Backlogs ist für Ihr Team sehr wichtig, weil sie mehr Klarheit gibt, welche Aufgaben als nächsten  erfüllt sein sollten. Unsere Empfehlungen für das Backlog Management finden Sie hier.

Um den Projektfortschritt zu bewerten, werden Sie die Berichte benötigen. Eylean ist mit automatischer Berichterstattung ausgerichtet, und der beste Teil – sie sind live! Was bedeutet, dass Sie die aktuellsten Informationen jedes Mal haben, wann Sie wollen. Sie werden imstande sein, die traditionelle Kanban-Berichte, solche wie, Lead- und Cycle-Time-Berichte oder Kumulative Flussdiagramm zu genießen. Außerdem wird Ihnen das Projekt-Dashboard zur Verfügung gestellt, wo nur die wichtigsten Informationen zu sehen sind, damit Sie den Übersicht des gesamten Projekts und die Fortschritte der einzelnen Teammitglieder bekommen. In Eylean können Sie auch die Zeitberichte, die repräsentieren, wie viel Zeit jeder Teammitglieder für eine oder andere Aufgabe gebraucht hat, generieren. Das wird, natürlich, ein wenig Zusammenarbeit von Ihrem Team benötigen, weil eben die Mitglieder die für die Aufgaben benötigte Zeit registrieren.

Komentarai kanbanSchließlich müssen Sie Ihr Team ins Projekt einführen und die Tasks zuweisen. In Eylean Board kann die Aufgabenzuweisung sowohl der Projektmanager, als auch die Team Mitglieder oder die Person selbst durchführen. Jedoch können Sie das durch benutzerdefinierte Einstellungen begrenzen und dafür sorgen, dass nur die bestimmte Teammitglieder diese Funktion hätten. Sobald ein Task dem Teammitglieder zugewiesen wird, kann er das in der Registerkarte seines Tasks sehen und schnell erfahren, welche Arbeit getan werden muss. Noch ein wichtiger Punkt ist die Teamkommunikation in den Tasks durch die Kommentare. Das erlaubt dem ganzen Team ohne externe Kommunikation die Probleme zu sehen.

Somit beenden wir unsere kurze Kanban Einführung und hoffen, Ihnen geholfen zu haben, Eylean Kanban  Board in kürzester Zeit zu beherrschen!

Advertisements

Egal, ob Sie ein Projekt zum ersten Mal planen, oder haben es schon seit Jahren getan, kann einige Zeit dauern, bis Sie an neue Projektmanagement-Software gewöhnen.

Deswegen haben wir uns für kurze Einführung entschieden, damit Sie schneller mit Scrummen beginnen könnten.

Hier werden die wichtigste Scrum-Elemente – Board, Sprints, Epics, User Stories vorgestellt, und detailisiert, wie sie in Eylean Board repräsentiert werden. Wir hoffen, dass diese Einführung bei Ihrem ersten Scrum-Projekt mit Eylean Board helfen wird.

Scrum

Zuerst über das Board. In Eylean finden Sie traditionelles Scrum-Board mit Backlog, laufende Aufgaben und Sprints. Die Spalten im Template repräsentieren den Fortschritt der laufenden Aufgaben und sind in vier Gruppen unterteilt:

  • Backlog, wo alle Ihre Epics für aktuelle und zukünftige Sprints geplant werden.
  • In der Spalte Work in Progress werden die laufenden Aufgaben verfolgt.
  • Output oder “Ausgang“, wo sich die erledigte Aufgaben befinden.
  • Removed oder “entfernt” – für Aufbewahrung der fertigen Epics.

Jede von diesen Spalten-Gruppen kann für mehr detaillierte Ansicht auch in kleineren Spalten gegliedert werden. Es ist sehr wichtig zu wissen, dass Sie das Board nach Ihrem Wunsch gestalten können, d.h., alle Spalten und Spalten-Gruppen können umbenennt, hinzugefügt oder entfernt werden, damit sie am besten für Sie geeignetes Board hätten.

Sprints in Eylean repräsentieren die Zeilen. Der aktuelle Sprint befindet sich in der Oberseite des Boards, die zukünftige  gehen nach unten und nach chronologische Reihenfolge zugeordnet werden. Dies wiederum können Sie umbenennen, entfernen oder so viele Sprints, wieviel Ihr Projekt braucht, hinzufügen.

Taskas

Nachdem Sie Ihr Board sortiert haben, müssten Sie mit den Epics und User Stories starten. Epics sind sehr einfach zu addieren. Nur ein Doppelklick auf der Stelle, wo Epic oder User Story erscheinen sollte und Sie haben schon ein Epic, das Sie nach Ihrem Wunsch benennen können. Durch einen Doppelklick aufs Epic, können Sie ihn bearbeiten, mehr Details ergänzen, wie Beschreibung, User Stories, Dateien, etc.

Wenn Sie zu einem Epic User Stories hinzufügen möchten, müssten Sie auf dem Tab des gerade aufgerufenen Tasks klicken und User Stories für dieses spezifisches Epic hinzufügen. Danach werden die User Stories dem Epic zugeordnet und erscheinen auf dem Board (in einer anderen Farbe), sobald Epic in Committed Spalte verschoben wird. Seit diesem Moment können Sie den Fortschritt jeder einzelnen User Story beobachten. User Stories können durch einen Doppelklick bearbeitet werden, genauso wie die Epics.

Going-on

Es ist noch ein letzter aber nicht weniger wichtiger Punkt zu erwähnen: wenn Sie einen neuen Projekt in Eylean Board erstellen, haben alle Teammitglieder dieselbe Rechte für Bearbeitung des Boards. Ist das für Ihr Projekt wegen unterschiedlichen Rollen der Teammitglieder nicht geeignet? Sie können das Board bearbeiten: auf dem Team-Tab klicken und die Einstellungen nach Ihrem Wunsch ändern.

Das war nur eine kurze Einführung, wie Sie mit Eylean Board Ihren ersten Scrum planen könnten. Wenn Sie weitere Frage haben, zögern Sie bitte nicht, den Kommentar zu hinterlassen.

Viel Erfolg beim Scrummen!

Pressemitteilung_agiles-Manifest-openExperts-Talk_940x475_147480173

Agile Vorgehensweisen versprechen schnelle, effektive und erfolgreiche Prozesse, mehr Eigenverantwortungung und Motivation der Mitarbeiter und, was besonders wichtig ist – zufriedene Kunden. Doch welche Methode ist die richtige für Ihr Projekt? In diesem Blog-Post überprüfen wir kurz die jeweils verwendete Boards, vergleichen die wichtigste Unterschiede und Gemeinsamkeiten der Methode, und, vor allem, empfehlen, wer, welche Methode und wozu verwenden sollte. 

Boards

Scrum Task Board besteht aus zeitlich definierten Sprints und wird jedesmal zurückgesetzt. Ein Scrum-Prozess beginnt in der Regel mit Produktidee, die im sogenannten Produkt-Backlog festgehalten wird. Produkt-Backlog ist ein Katalog mit Aufgaben, die vom Team abgearbeitet werden sollen. Man definiert die Aufgaben in Produkt-Backlog auch als “Wunschliste”. Während eines Sprints bewegen die Aufgaben aus dem Backlog in einen vollständig fertigen und potentiell produktiv einsetzbaren Anwendungsteil. Täglich findet streng auf 15 Minuten begrenztes Informations-Meeting, Daily Scrum, statt, damit jeder weiß, womit der andere zuletzt beschäftigt war, welche Aufgaben er als nächstes vor hat und welche Schwierigkeiten oder Probleme es evtl. gibt. Dauer eines Sprints darf 4 Wochen nicht überschreiten, aber normalerweise wird Sprint auf 2-3 Wochen begrenzt.

Kanban und Scrumban Boards werden nicht zurückgesetzt oder auf bestimmte Zeit begrenzt. Haben Sie von To-Do–Listen noch nicht gehört? Dann versuchen wir ersmal kurz zu erklären. Als typische gelten drei Spaltenbezeichnungen: Aufgabe (Backlog), Bearbeitung (Doing) und Erledigt (Done), die auch als Prozessschritte gelten. Man kann auch nach Belieben umgestalten, mit so vielen Zwischenspalten, wie man möchte. So ist es leicht die Aufgaben zu priorisieren und sequenziell abzuarbeiten, anstatt immer ein bisschen was zu machen.

Wer sollte sie verwenden

Alle drei Methode können in verschiedene Projekte eingesetzt werden, aber es gibt ein Paar Aspekte, die bei der Entscheidung zu berücksichtigen sind.

Scrum lohnt sich bei großen, komplexen Projekten, insbesondere mit langfristiger Laufzeit von mehr als einem Jahr. Scrum wählen oft die Enterprise-Teams, deren Ziel ist, den Prozess effizienter zu gestalten.

Kanban hat die einzigartige Fähigkeit, den konstanten Fluss der ankommenden Aufgaben zu bewältigen. Deswegen wird er oft von Support- und Wartungsteams oder für kontinuierliche Produktherstellung gewählt. Im gegensatz zu Scrum, konzertriert sich Kanban auf die Organisation von kurzfristigen Projekten.

Schließlich Scrumban wird oft für schnelllebigen Projekten eingesetzt, weil es die Flexibilität von Kanban und die Grundfunktionen von Scrum verbindet. Deshalb wird Scrumban oft in Startups verwendet, oder, wie Kanban, für die kontinuierliche Produktherstellung.

Überlegen Sie noch, welche Agile Methode zu wählen? Die folgende Tabelle wird Ihnen helfen, den schnellen Überblick zu bekommen.

Scrum Kanban Scrumban
Iterationen 1-4 Wochen Sprint Kontinuierliche Arbeit

Kürzer als eine Woche oder etwas länger

Kontinuierliche Arbeit mit kurzen Zyklen für die Planung und mit längeren Zyklen  für die Freigabe
Arbeitsablauf Pull-Prinzip mit der frühen Bindung an die Teammitglieder Pull-Prinzip mit der späten Bindung an die Teammitglieder Pull-Prinzip mit der späten Bindung an die Teammitglieder
Planungsablauf Sprint-Planung Release / Iteration Planung, Planung bei Bedarf Planung bei Bedarf für neue Aufgaben
Priorisierung Backlog Optional Empfohlen für jede Planung
Leistungsmetriks Burn-Down Kumulative Flussdiagramm, Durchlaufzeit, Bearbeitungszeit Durchschnittliche Zykluszeit
Kontinuierliche Verbesserung Sprint-Retrospektive Optional Kurzer Kaizen-Event als Option
Meetings Sprint Planung, Daily Scrum, Retrospektive Können vermieden werden Kurzer Kaizen-Event
Änderungen in den Iterationen Verboten Nach Bedarf Nach Bedarf
Board Definiert-zurückgesetzt vor jedem Sprint Persistent Persistent
Rollen Product Owner, Scrum Master, Team Nicht definiert, können variieren Nicht definiert, können variieren

Fazit:

Es ist sehr wichtig, Methode zu wählen, die für Sie arbeiten und Ihre eigene Anforderungen erfüllen würde. Scrum, Kanban und Scrumban sind nur Tools, die dazu dienen, Ihre und Teamarbeit produktiver zu gestalten, und man muss nicht unbedingt alle Regeln einhalten. Viel Erfolg!

Bildquelle: http://www.openforce.com/