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Projektmanagement

facade-919043_960_720Sie arbeiten in kleinen oder großen Teams unter enormen Zeitdruck? Immer suchen nach die “richtigen” Tools und Werkzeuge, um den Chaos zu bewältigen? Mit den richtigen Werkzeugen erledigt sich die organisatorische Arbeit viel einfacher und schneller. Deswegen bleibt mehr Zeit, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren. Um den Überblick zu behalten, sind entsprechende Tools hilfreich. Ich habe die 6, meiner Meinung nach, besten Werkzeuge für Projekt und Produktmanagement für Sie recherchiert.

  • Projektmanagement

Projektmanagement-Werkzeuge müssen nur das können, was die Teams wirklich brauchen. In der Projektführung ist es wichtig zu wissen, welche Aufgaben und wann abgeschlossen werden müssen. Um dieses Ziel so einfach und schnell wie möglich zu erreichen, brauchen Sie ein bestimmtes Projektmanagement Tool oder Software. Wählen Sie das Werkzeug, das Ihrem Team am besten passt. Einigen reicht das Whiteboard und Marker völlig aus, während die andere sich nicht vorstellen können, ohne spezifische Software zu arbeiten. Eine von solchen – Eylean Board – hat solche  Funktionen, wie Time-Tracking, WIP-Limits, Burndown-Chart, Schedule, Zeitberichte, Integration in TFS, MS Excel, MS Office, MS Outlook und andere, die Projektplanung, Durchführung und Überwachung besonders vereinfachen.

  • Conferencing und Kommunikation

Heute reden wir alle über die neue Arbeitswelt, neue Möglichkeiten, internationale Verbindungen zu knüpfen und die Firmensitze in anderen Ländern zu gründen. Während ein Teil der Kommunikation per E-Mails und Online-Chats erfolgen kann, ein System für die effektive Meetings und Informationsentwicklung wird immer mehr benötigt. Solche Tools wie GoToMeeting sorgen dafür, dass Sie immer up-to-date mit Ihren Teams und Projekte bleiben. Online Meetings können Sie genau so durchführen, wie Sie es von herkömmlichen Meetings gewohnt sind. Keine unnötige Geschäftsreisen und verschwendete Zeit mehr.

  • Zeiterfassung

Der Begriff “Zeiterfassung” ruft immer noch bei vielen Mitarbeiter negativen Gedanken hervor. Aber die Vorteile sollten nicht übersehen werden. Natürlich, Sie können diesen Weg weiter gehen und Ihre Mitarbeitern noch mehr verängstigen oder das Werkzeug mit Bedacht verwenden. Das Zeiterfassungstool kann Ihnen helfen, die Rechnungen Ihren Kunden zu stellen, die Stärken und Schwächen in Ihrem Prozess festzulegen und die Ressourcen so zu verteilen, dass sie die besten Ergebnisse liefern. Viele Lösungen, wie auch Eylean Board, bieten eine integrierte Zeiterfassungmöglichkeit, was ermöglicht Sie, die Arbeit mit den Zeitberichten sehr einfach zu verbinden. Aber, wenn Sie die eigenständige Option bevorzugen, würde ich ein tolles Tool Toggl empfehlen.

  • Bug- und Ticket-Tracking

Für diejenigen von uns, die im Softwareentwicklungsbereich arbeiten, ist Bug- und Ticket-Tracking ein weiterer sehr wichtiger Aspekt. Bugs sind die natürlichen Feinde der Programmierer und tauchen in den Projekten so oft, dass man ohne Zweifel für ein spezielles Werkzeug entscheidet. Es gibt verschiedene Lösungen, solche wie Bugzilla, die stellen sicher, dass Ihr Auswahl nicht nur für die Entwicklungsteams, sondern auch für den Endbenutzer und anderen Beteiligten komfortabel wird. Das System, erlaubt dem Softwarehersteller während des gesamten Projekts in Verbindung mit Kunden, Partnern und Nutzern zu stehen und so jederzeit auf Probleme, Änderungen und Bedürfnisse zu reagieren.

  • Rechnungserstellung

Buchhaltung und Rechnungserstellung gehört nicht gerade zu den Lieblingstätigkeiten sowohl für Groß- als auch für Kleinunternehmen. Um sicherzustellen, dass mit den Zahlen am Ende nicht nur Sie, aber auch noch Ihr Kunde zufrieden wird, müssen Sie nicht nur einen Preis für Projekt vereinbaren, sondern auch ein übersichtliches Invoicing System haben. Müssen Sie vielleicht über die benötigte Zeit informieren oder andere Details berichten? Wählen Sie dann eigenständiges Werkzeug mit zahlreichen Funktionen, wie z.B. QuickBooks oder suchen nach einer Projektmanagement-Lösung, die Invoicing als eine „Nice-to-have“ Option hat.

 

Es ist aber wichtig nicht vergessen, dass Projektmanagement in erster Linie die Arbeit mit den Leuten ist, wo die sozialen Fähigkeiten notwendig sind. Und, wenn Sie diese Kompetenzen effektiv ausnutzen können, ist die Verwendung von technischen Hilfsmitteln nur eine Ergänzung, die Ihre täglichen Tätigkeiten erleichtert. 

 

 

 

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black-and-white-city-man-people.jpgDie neue Technologien haben die Welt sehr schnell erobert: schon einige Zeit haben wir schon die Smartphones, interaktive Fernsehen und andere clevere Lösungen, die unseres Leben einfacher und bequemer machen. Alles ändert sich, der Arbeitsalltag ist hier auch keine Ausnahme. Klassisches Projektmanagement war gestern, heute stehen wir an der Schwelle der anderen Projektverwaltung – mit neuen Trends und Entwicklungen. Wie haben die Projektplanungs-, Führungs- und Verfolgungsschritte in den Jahrzehnten geändert? Wie haben die Teams früher gearbeitet, und wie organisieren Sie ihre Arbeit jetzt? Welche Methode haben wir gestern für Projektmanagement verwendet und welche wir heute am besten finden? Die Antworten finden Sie in folgendem Infografik. Kurz, knapp und klar!

 

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Teilen Sie Ihre Meinung mit, was noch im Projektmanagement sich geändert hat? Stimmen Sie allen meinen Aussagen zu?

 

Agile Methoden sind heute sehr verbreitet, denn ihre Vorteile, wie Transparenz, und Flexibilität, sind unbestritten.Mehr als 84% aller Unternehmen verwenden die Agile Praktiken mindestens teilweise. Natürlich, für ein oder anderes Unternehmen, das Team oder Tätigkeit können nicht die selbe Methode geeignet sein. Es fällt oft schwer zu entscheiden, welche zu wählen.

Schauen Sie sich folgende Infografik an und erfahren, welche Agile Methode für Sie am besten passt.

 

Waelen Sie Ihre Agile Methode aus

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Wie jeder Projektmanager sagen würde, der Hauptfaktor für erfolgreiche Arbeit ist das Team. Es ist nicht einfach, die Teamarbeit richtig zu organisieren und zu gewährleisten, dass alle Teammitglieder produktiv auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Das gilt auch bei Agile-Teams. Also, wie man sicherstellt, dass alles, was das Team lernt, allen seinen Mitgliedern und dem Projekt zugute kommt? Schauen wir zusammen an, welche Fehler die neu gebildeten Agile-Teams vermeiden sollten.

 

  • Falsche Erwartungen

Die übertriebenen Erwartungen unterscheiden sich oft von den eigentlichen Agilen Werten. Der Einsatz von Agilen Methoden kann viele Vorteile bringen: bessere Zusammenarbeit im Team, Geschwindigkeit in der Fertigstellung von Projekten, Transparenz, Motivation und Vertrauen. Kann aber auch die Unsicherheit und Angst hervorrufen, wenn man nicht genug den Wert und Prinzipien des Agilen Projektmanagement kennt.

 

  • Angst

Leute, die Angst haben, wagen zu wenig, also, wagen auch die neuen Herausforderungen anzunehmen. Dasselbe gilt auch im Team.  Wenn die Angst den höchsten Punkt erreicht, führt sie zu schlechten Entscheidungen und Schritten, die das neue Agile-Team frustrieren können. Was am besten helfen kann, die Angst zu bewältigen? Das Vertrauen. Vertrauen schafft Sicherheit, Sicherheit schafft Stärke und Motivation, zugleich auch das Wachsen des Teams, erfolgreiche Projekte und angenehme Atmosphäre.

 

  • Kommunikationsprobleme

Kommunikation ist ein Schlüssel zum Erfolg des Teams. Lernen Sie Ihre Kollegen kennen, sprechen nicht über jemanden, sondern mit ihm, seien vorsichtig mit Kritik oder Abwertung der anderer. Wegen mangelnder Kommunikation kommt es oft zu Missverständnissen und Konflikten, die sich störend auf die Zusammenarbeit im Team auswirken. Durch tägliche Standup-Meetings wird jeder Teammitglied wissen, welche Arbeiten am Tag zuvor verrichtet wurden, was für heute geplant ist und welche Maßnahmen das Anfallen von Arbeit verhindern können.

 

  • Falsche Rollenverteilung

Welche Person im Unternehmen geeignet ist, die Rolle des Agile Coaches oder Product Owners einzunehmen? Der häufigste Fehler ist, einen Team- oder Projekt-Leiter zu wählen und ihn dem Team als Agile Coach (oder Scrum Master)  zur Seite zu stellen. Agile Coach unterstützt zunächst das Team. Er hilft dem Agilen Team Agile Prozesse zu verstehen und sie richtig einzusetzen, aber er ist nicht verantwortlich für die Projekte selbst.

 

  • Unzureichende Planung

Wenn wir Agile mit anderen Vorgehensweisen vergleichen würden, könnte man sich falsch vorstellen, dass Planung bei Agile weniger wichtig ist. In Wirklichkeit gibt es hier sogar mehr Planung. Das Hauptziel der Agilen Planung besteht darin, dass die aktuellen Arbeiten weitestgehend “auf dem Tisch“ liegen und für alle sichtbar sind. Das heißt, die Planung wird nicht einmalig, nur am Anfang, sondern ständig durchgeführt.

 

  • Fehlende Transparenz

Transparenz im Team ist in vielen Unternehmen immer noch die Neuigkeit. Den Teammitgliedern ist oft nicht einmal klar, welche Funktionen die Mitarbeiter innerhalb eines Projekts abdecken, wofür sie verantwortlich und zuständig sind. Dailys, Reviews und Team-Retrospektiven, Scrum- oder Kanban Boards u.a. Tipps helfen die Übersichtlichkeit im Team zu schaffen. Transparenz ist ein wichtiger Aspekt für einen reibungslosen Projektablauf, hilft die Missverständnissen im Team vorzubeugen und sorgt für bessere Beziehungen innerhalb des Teams.

 

Ich habe nur einige, meiner Meinung nach, häufigste Fehler erwähnt. Teilen auch Sie Ihre Meinung und Erfahrungen mit. 


Während die agile Methoden sich schon längst bewährt haben, entdecken viel mehr Unternehmen das Potenzial solcher Projektmanagement-Ansätze für sich. Es fällt aber oft schwer zu entscheiden, wovon zu starten: einige wählen die  erfahrene Agile-Coaches, andere suchen nach agile Schulungen. Dieser Beitrag ist für diejenige, die gerne Literatur über agile Projektmanagement lesen und/oder auch selber die Information sammeln. Ich hoffe, dass diese Bücher auch für Sie lesenswert erscheinen.

 

Agile-Unternehmen_Cover#Tipp 1: Valentin Nowotny. Agile Unternehmen – nur was sich bewegt, kann sich verbessern. 

Wer nach die Antwort sucht, wie ein Unternehmen agil zu machen, ist hier richtig. Das Buch ist kein theoretisches Werk, sondern ein Erfahrungsbericht, ein Praxis Buch. Der Autor gibt die hilfreiche Ratschläge und Informationen, wie das Team erfolgreich zu Änderungen zu führen und die Motivation der Teammitglieder zu stärken. Seine persönliche Erfahrung führt die Unternehmen, die agile Prozesse in ihrer Arbeit einsetzen möchten oder schon begonnen haben, auf dem richtigen Weg.

 

 

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#Tipp 2: Kai Anderson, Jane Uhlig. Das agile Unternehmen: Wie Organisationen sich neu erfinden Mit vielen Beispielen aus der Praxis bekannter Topmanager.

Noch ein Buch für agile Praxis im Unternehmen. Die Interviews mit führenden Manager über agile Unternehmen, Strategie und Innovation. Wie Unternehmen sich verändern sollten, um auf die Erfolgsspur zurückzufinden? Welche Strategien helfen die heutigen Probleme im Unternehmen zu lösen? Interessante Frage und spannende Antworte, die viele Ideen und Beispiele aus der Praxis enthalten.

 

 

41d4stN1T2L#Tipp 3: Malte Fogen,  Christian Kaczmarek. Organisation in einer digitalen Zeit.

Eine Umfangreiche Übersicht über Agile Ansätze und Methode mit Mustern und Illustrationen, die es immer wieder schaffen, die Aufmerksamkeit auf das Wesentliche zu lenken. Das Buch wird Sie bei der Einführung der agilen Organisationsform unterstützen. Unter den einfach und verständlich formulierten Mustern werden Sie sicher für Sie passendes finden oder eigene Lösung gestalten. Wenn Sie die akademische Literatur nicht gerne lesen, dann ist dieses Buch für Sie.

 

41EDGKYUtML#Tipp 4: Boris Gloger, Dieter Rösner. Selbstorganisation braucht Führung: Die einfachen Geheimnisse agilen Managements.

Boris Gloger und Dieter Rösner in Ihrem Buch zeigen, wie eng die Selbstorganisation, Agilität und Führung miteinander verbunden sind. Die im Buch beschriebenen Prinzipien werden mit Beispielen aus dem Leben der Autoren untermauert, was die Leser den Autoren näher bringt. Ich würde das Buch jedem Manager und Leader in die Hand drücken, damit sie mehr über die „richtige“ Führung und Vertrauen zwischen den Teammitgliedern erfahren.

 

 

 

51QYjBq8+4L._SX385_BO1,204,203,200_#Tipp 5: Patrick Koglin. Agil moderieren.

Das letzte Buch, das ich empfehlen möchte, ist mehr für die Scrum Master, agile Coaches, Organisationsberater, Community Groomer geeignet, damit sie besser für interaktive Veranstaltungen vorbereiten und sie durchführen. Kurz und bündig, auf das Wesentliche beschränkt über die Hauptprinzipien und lösungsorientierte Methode. Ideal für „Hosentasche“.

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Ein bisschen Kontrolle schadet natürlich nicht, aber diesmal habe ich das bekannte Zitat von Lenin “ Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser” umformuliert, um zu zeigen, welche Rolle im Team das Vertrauen Spielt. Wie man eigentlich erreichen kann, dass ein Team sich gegenseitig vertraut,  bessere  Ergebnisse und höhere Produktivität bringt? Und warum ist es besser? Einige Tipps:

 

Ghozt_Tramp_-_Business_Communication_Duplicat_model.jpgKommunikation ist ein Schlüssel zum Erfolg des Teams. Lernen Sie Ihre Kollegen kennen, sprechen nicht über jemanden, sondern mit ihm, seien vorsichtig mit Kritik oder Abwertung der anderer. Wegen mangelnder Kommunikation kommt es oft zu Missverständnissen und Konflikten, die sich störend auf die Zusammenarbeit im Team auswirken.

 

Nobody is perfect – gestehen Sie Ihren Fehler ein. Natürlich am besten wäre, wenn ein Fehler Ihnen nie unterlaufen wurde. Aber wenn es doch einmal passiert ist, übernehmen Sie die Verantwortung dafür und machen einen besseren Eindruck – wer die Verantwortung übernimmt, verdient das Vertrauen und Respekt seiner Kollegen, beweist seine Führungsfähigkeiten.

 

thumbs-up-1172213_960_720.pngLoben Sie gute Leistungen Ihrer Mitarbeiter. Seien Sie der Motivationskiller, der gerne kritisiert, nicht. Konzentrieren Sie sich daher nicht auf das, was Ihre Mitarbeiter alles „falsch machen“, sondern auf das, was sie „richtig machen“. Nutzen Sie passende Gelegenheiten, um die Arbeit im Team und die Ergebnisse der Mitarbeiter zu loben. So gewinnen Sie das Vertrauen, erhöhen die Bürostimmung und verbessern das Teamwork.

 

Transparenz im Team ist in vielen Unternehmen immer noch etwas Neues. Den Teammitgliedern ist oft nicht einmal klar, welche Funktionen die Mitarbeiter innerhalb eines Projekts abdecken, wofür sie verantwortlich und zuständig sind. Transparenz ist ein wichtiger Aspekt für einen reibungslosen Projektablauf, hilft die Missverständnissen im Team vorzubeugen und sorgt für bessere Beziehungen innerhalb des Teams.

 

trust_builds_relationshipsVertrauen lässt sich nicht befehlen – also Sie müssten coachen, nicht befehlen. Statt direkte Anweisungen anzugeben, versuchen Sie klarzustellen, was Sie von den Mitarbeitern erwarten und anhand welcher Kriterien ihre Leistungen beurteilt werden. So wird das Team ermutigt, seine Fähigkeiten einzusetzen und weiter zu entwickeln.

 

Schenken Sie Ihren Mitarbeitern auch jede Menge Freiheit. Die Teammitglieder können auch teilweise individuell arbeiten, konzentrieren sich aber auch stets auf das gemeinsame Ziel: den Erfolg der Arbeit. Dies schafft Vertrauen, Vertrauen schafft Sicherheit, Sicherheit schafft Stärke und Motivation.

 

Teamwork macht nur dann Sinn, wenn man seinem Team vertraut. Deswegen wünsche ich allen zuerst den anderen das Vertrauen schenken, dann wird es zurückkehren.  

Post-it_420_bizior_SXCVor einige Zeit habe ich meine interessanteste Scrum und Kanban Boards vorgestellt. Diesmal möchte ich diese beide Lösungen mischen und die Möglichkeiten einer strengeren Kanban-Tafel und einer lockeren Scrum-Tafel überblicken.

Da die meisten Teams selten ihr Projektmanagement mit Scrumban starten, entwickeln sie in dieser Entscheidungsphase eigenes individuell strukturiertes Board und lassen sich auch spezifische Prozesse einrichten. Schauen Sie an, welche Scrumban Boards mir aufgefallen sind:

 

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Wayne Grant und sein Team ist ein gutes Beispiel, wie man das Board visuell gestalten kann. Es ist allen Teammitglieder sichtbar und immer Up-to Date. So wird der Informationsaustausch aller Mitarbeiter besser organisiert und der Beitrag jedes einzelnen Mitglieds effizienter gestaltet.

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Quelle: waynedgrant

 

Hourglass Scrumban Board

 Wenn Sie schnell die Engpässe in Ihrem Team identifizieren möchten, schauen Sie mal auf das Hourglass Scrumban Board. Kreative Umsetzung von WIP Limits, klare und übersichtliche Darstellung der Arbeit und keine Unordnung auf der Wand.

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Stanford Dev Team Board

Das Board von Stanford Universität für Tracking von Teamarbeit der Developer. Eine schöne Mischung aus Scrum und Kanban – visuell und einfach gestaltet, aber die Prioritäten bleiben erhalten.

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Quelle: glassdoor

 

RapidMiner’s Scrumban board

Scrumban für Agile Marketing? Ja, richtig. Für einen Startup wie RapidMiner ist die Flexibilität sehr hohe Anforderung. Begonnen mit Kanban, haben die Teammitglieder schnell bemerkt, dass Kanban alleine für sie nicht ganz passt, deswegen war Scrumban für sie die beste Lösung.

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Quelle: tomwentworth

 

Der erste Sprint

Das letzte, beim ersten Sprint erstellte Board, präsentiert Carlos Iglesias Pichel. Nach einiger Suche hat er zusammen mit seinem Team beschlossen, mit Scrumban zu starten. Flexibel, leicht anpassend und universell – Scrumban hat ihnen die beste Produktumgebung geboten. Auf dem Foto sehen Sie, was sie an diesem ersten Tag erreicht haben.