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Post-it_420_bizior_SXCVor einige Zeit habe ich meine interessanteste Scrum und Kanban Boards vorgestellt. Diesmal möchte ich diese beide Lösungen mischen und die Möglichkeiten einer strengeren Kanban-Tafel und einer lockeren Scrum-Tafel überblicken.

Da die meisten Teams selten ihr Projektmanagement mit Scrumban starten, entwickeln sie in dieser Entscheidungsphase eigenes individuell strukturiertes Board und lassen sich auch spezifische Prozesse einrichten. Schauen Sie an, welche Scrumban Boards mir aufgefallen sind:

 

Taskboard

Wayne Grant und sein Team ist ein gutes Beispiel, wie man das Board visuell gestalten kann. Es ist allen Teammitglieder sichtbar und immer Up-to Date. So wird der Informationsaustausch aller Mitarbeiter besser organisiert und der Beitrag jedes einzelnen Mitglieds effizienter gestaltet.

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Quelle: waynedgrant

 

Hourglass Scrumban Board

 Wenn Sie schnell die Engpässe in Ihrem Team identifizieren möchten, schauen Sie mal auf das Hourglass Scrumban Board. Kreative Umsetzung von WIP Limits, klare und übersichtliche Darstellung der Arbeit und keine Unordnung auf der Wand.

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Stanford Dev Team Board

Das Board von Stanford Universität für Tracking von Teamarbeit der Developer. Eine schöne Mischung aus Scrum und Kanban – visuell und einfach gestaltet, aber die Prioritäten bleiben erhalten.

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Quelle: glassdoor

 

RapidMiner’s Scrumban board

Scrumban für Agile Marketing? Ja, richtig. Für einen Startup wie RapidMiner ist die Flexibilität sehr hohe Anforderung. Begonnen mit Kanban, haben die Teammitglieder schnell bemerkt, dass Kanban alleine für sie nicht ganz passt, deswegen war Scrumban für sie die beste Lösung.

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Quelle: tomwentworth

 

Der erste Sprint

Das letzte, beim ersten Sprint erstellte Board, präsentiert Carlos Iglesias Pichel. Nach einiger Suche hat er zusammen mit seinem Team beschlossen, mit Scrumban zu starten. Flexibel, leicht anpassend und universell – Scrumban hat ihnen die beste Produktumgebung geboten. Auf dem Foto sehen Sie, was sie an diesem ersten Tag erreicht haben.

idea-1296646_960_720.jpgFür die Teams, die Agile erfolgreich eingeführt haben, kommt die logische Frage auf: was kommt als nächstes? Obwohl es manchmal nicht mehr nötig ist, den nächsten Schritt zu machen, weil die Methodik perfekt passt, bringen solche Modifikationen bessere Ergebnisse und höheren Wert.  Also, was Sie tun sollten, wenn Sie auch weitere Innovationen möchten? Hier sind einige Tipps:

 

Agile Skalierung mit LeSS

Eine der populärsten Agile Modifikationen – Agile Skalierung mit LeSS. Grundgedanke dieses Frameworks liegt daran, dass statt viele Teams zu koordinieren – also mehrere Scrum Master, Product Owner – wird das Entwicklungsteam einfach erweitert. So haben wir nur einen Product Owner für alle Teams, die an einem Produkt arbeiten. Da LeSS eine Weiterentwicklung von Scrum ist, verwendet dessen Konzepte und Begriffe. Der Hauptunterschied zu Scrum liegt daran, dass es die neuen Meeting-Typen definiert werden und die Organisation der bekannten Meetings zum Teil ändert. Schauen Sie mal an, ob LeSS in Ihrem Fall passt:

 

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Quelle: less.works.de

 

Arrow Kanban

Für die Teams, die Kanban praktizieren, ist der Prozess so einfach, dass sie üblicherweise nicht notwendig finden, ihn zu ändern. Aber eine Sache, die oft in den Kanban-Teams geändert wird, ist das Taskboard. Es werden verschiedene Boards übernommen, um mehr Klarheit zu bringen und den Prozess besser darzustellen. Eine der populärsten Möglichkeiten, das Board zu innovieren, ist die Adoption der Pfeil-Form, die ermöglicht, Projekte schnell und einfach zu navigieren.

 

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Quelle: theagileist

 

Volcano Kanban

Eine andere Möglichkeit, das Kanban Board zu wechseln, ist Verwandlung zu einem Vulkan. Diese Art der Arbeitsorganisation ist besonders für solche Unternehmen geeignet, in denen mehrere Teams an den Multiprojekten arbeiten und den Fortschritt auf dem Board korrelieren und überwachen müssen. Im Gegensatz zu dem traditionellen Kanban Board, wird das Board in bestimmte Abschnitte aufgeteilt – für Produkte und für jedes Team. Diese Aufteilung ermöglicht die Planung und Priorisierung der Arbeit auf globaler Ebene, während die Prozesse der einzelnen Team getrennt sind.

 

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Quelle: theagileist

 

Scrumban

Für diejenige, die mit Scrum, Kanban oder beide gearbeitet haben, und immer noch das Gefühl haben, dass die Methoden allein nicht so stark sind, ist Scrumban eine perfekte Möglichkeit. Im Vergleich zu Scrum, ist Scrumban eine flexiblere Lösung, die ermöglicht, mehr Freiheit bei der Planung und Ausführung der Aufgaben zu haben. Im Vergleich zu Kanban, setzt Scrumban die Prioritäten für Projekte, die dies erfordern. So wird Ihr Team das Beste aus beiden Methoden erhalten.

 

Scrumban

Quelle: Eylean

 

PRINCE2 Agile

Und zum Schluss – eine ungewöhnliche Mischung PRINCE2 Agile. Obwohl auf dem ersten Blick diese zwei zu unterschiedlich sind, nebeneinander zu stehen, scheint dieser Mix starke Vorteile zu haben. Es vereint die Grundlagen beider Methoden: Agile Rollen, Artefakte, Ereignisse und Praktiken in Kombination mit den klaren Strukturen von PRINCE2. PRINCE2 Agile™ unterstützt Unternehmen dabei, den starren Abläufen entgegenzuwirken und die Mitarbeiter zu mehr Selbstständigkeit bei ihren täglichen Arbeitsabläufen zu befähigen.

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Quelle: attrapartners

 

 

Verwenden Sie eine von den erwähnten oder eine andere Agile Modifikation? Teilen Sie Ihre Erfahrung mit!

clock-359984_960_720Für ein Unternehmen gibt es nichts wichtigeres als Zeit, nicht wahr? Die Arbeit effektiv zu organisieren und die „richtigen“ Aufgaben zur „richtigen“ Zeit zu erledigen sind die größten Herausforderungen im beruflichen Leben. Um die beste Ergebnisse zu erreichen, muss jeder Mitarbeiter die persönliche Zeiterfassung lernen. Ich empfehle den schnellen Einstieg mit der Software Eylean Board, die ermöglicht, das Zeitmanagement in sehr kurzer Zeit kennenzulernen. Deswegen diesmal – kurz und knapp.

Da Sie sich aber schon einmal entschieden haben, die Zeit zu verfolgen, haben Sie zwei Möglichkeiten: aktiv oder passiv. Aktive Zeiterfassung bedeutet, dass jedes Mal, wenn Sie die Pause machen, zum Mittagessen gehen oder den Arbeitstag beenden, können Sie die Zeitverfolgung stoppen . In Eylean werden die Aufgaben einfach und schnell per Drag-&-Drop verwaltet, die Zeiterfassung ist hier auch keine Ausnahme. Ziehen Sie die Aufgabenkarte auf die Uhr und Time-Tracking beginnt. Die passive Zeiterfassung funktioniert ganz anders, aber ebenso sehr einfach: Sie erledigen die Aufgabe und nur danach geben die Zeit auf die Karte ein. Die erste Auswahl präziser zeigt die für ein Task verbrachte Zeit, während die passive Zeiterfassung keine genaue Zeit darstellt. Auf jeden Fall, die verfolgte Daten sind oft mit menschlichen Fehler konfrontiert:  Mitarbeiter vergessen die Uhr zu stoppen oder wieviel Zeit sie für eine oder andere Aufgabe gebraucht haben, um später hinzufügen.

 

 

In Eylean haben wir vorher auch zwischen den beiden Zeiterfassungsmöglichkeiten gewählt. Aber, anstatt eine Wahl zu treffen, haben wir einen neuen und umfassenderen Managementansatz entwickelt. Der Trick ist einfach – ein oder 2 Stunden Sprints. Diese Technik basiert auf effizienten Konzentrationszeiten des menschlichen Gehirns, wobei auch über die Störungen und Verzögerungen (sowie Verschwendung der Zeit mit Facebook oder Zeitungen) nachgedacht wurde.

UntitledDie kurze Sprints funktionieren wie folgt: Sie setzen sich bequem hin, starten die Arbeit mit einer Aufgabe, und nach jeder Stunde klicken Sie auf +1 Symbol unter der Aufgabenkarte, um eine Stunde der erfassten Zeit hinzuzufügen. Dies ermöglicht Sie Ihre Zeit effizient und präzise zu verfolgen, und gibt die Möglichkeit Pause für einige Minuten einzulegen, Augen auszuruhen, den Fokus zu ändern. Es gibt auch keinen Grund, sich Sorgen zu machen, in Minuten präzise zu sein, weil es wirklich nicht großer Unterschied gibt, ob man eine Stunde nach 50 oder 70 Minuten hinzufügt. Vergessen nur nicht, jede gearbeitete Stunde beizufügen!

Diese Technik wird Sie auf Ihre Zehen jede Stunde während der Zeiterfassung halten. Deswegen ist es nicht möglich, die Time-Tracking zu starten und bis zum Ende des Tages oder bis die automatische Warnung kommt, zu vergessen. Man muss nicht mehr hoffnungslos die genaue Zeit schätzen, besonders für die Aufgaben, die mehr als einen Tag dauern. Stattdessen wird die genaue Information über den gesamten Prozess verfolgt.

Der halbaktive Zeit-Tracking-Ansatz funktioniert wegen ein paar Dinge: spart Zeit, die wir für Zeiterfassung verbringen und liefert uns genaue Informationen über den Zeitverbrauch. Es ist aber nicht alles. Nachdem wir begonnen haben, diese Methode zu verwenden, haben wir bald erkannt, dass die kurzen Sprints auch als Motivatoren dienen und immer öfter haben wir voneinander gehört: “nur noch eine Aufgabe und ich gehe schon nach Hause”.

Für diejenige, die sich noch nicht sicher fühlen, wieder etwas neues zu beginnen, kann ich nur eines sagen – es lohnt sich!

table-451357_960_720.jpgHeutzutage immer mehr Unternehmen suchen nach neue Möglichkeiten für Ihr Projektmanagement. Agile Methode sind im Moment “Number one”, besonders Scrum. Obwohl die Meisten Scrum in verschiedenen Bereichen erfolgreich eingesetzt haben, haben einige das Gefühl, dass diese Methode zu streng ist und das Endergebnis gleich bleibt – das Team, das 100% nicht erreicht. Für manche solche Unternehmen erscheint dann am Horizont eine Lösung – Scrumban.

Scrumban ist eine Mischung aus Scrum und Kanban. Diese Methode bringt einige Komponente beider Praktiken zusammen, um eine neue, verbesserte und mehr universelle Methode zu erstellen. In meinem Beitrag konzentriere ich mich nicht auf die gesamte Methodik, sondern werfe einen Blick darauf, wie Scrumban den Prozess eines erfolglosen Teams verbessern könnte. Es gibt verschiedene Gründe, warum die Teams Scrum-Methodik als unpassend finden: strikte Formalismen, Rollen und Artefakten, Zeitdruck, kontinuierliche Planung u.a. Für solche Teams ist Scrumban eine tolle Lösung, weil die Methode immer noch die wichtigste Scrum Prinzipien erhält, aber zugleich bietet mehr Flexibilität und Freiheit vorwärts zu bewegen.

Mit Scrumban kommen auf dem Board die erste Veränderungen und   Visualisierung des Prozessablaufs. Das bisherige Scrum Board erweitert sich, um die zusätzlichen Spalten für den Fortschritt unterzubringen, repräsentiert jeden Schritt der User Story vom Erstellen einer Aufgabe, bis sie komplett fertig ist. So kann man die Bewegung von Aufgaben genauer zu verfolgen und sofort die Probleme zu identifizieren.

Scrumban

Nächste große Änderung im Prozess sind Planung und Review-Meetings. Die üblichen Meetings werden nur dann geplant und organisiert, wenn sie nötig sind. Auf solcher Weise verschwenden wir die Zeit für die unnötigen Vorbereitungen nicht mehr. Ohne Planungssitzungen sind keine Sprints mehr möglich und das Team beginnt mit dem Kanban Pull-Prinzip. Die Aufgaben werden dann anhand ihrer Priorität vom Projekt-Backlog genommen und  in die aktive Warteschlange geschoben. Dadurch bekommt das Team besseres Verständnis über den Arbeitsumfang, was noch zu tun ist, und selbstständiger die neue Aufgaben erstellt und erledigt.

WIP limitsDa die Sprints nicht mehr organisiert werden, werden die Tasks im Progress anders begrenzt. Kanban WIP (Work in Progress) Grenzen sind auch in Scrumban eingeführt, um die Anzahl der Aufgaben, die gleichzeitig bearbeitet werden, zu begrenzen. Deshalb, wenn, z.B. die maximale Anzahl von Aufgaben im Progress drei ist, können die Teammitglieder gleichzeitig mehr Tasks nicht bearbeiten. Dadurch können die Teams rechtzeitig zusätzliche Hilfe schaffen, bevor eine Situation problematisch wird.

Eines, was bei Scrumban mehr oder weniger gleich bleibt, sind tägliche Sitzungen. Sie sind, aber, auf die einzelne User Stories, unerwartete Probleme und Fehlern konzentriert. Das Hauptziel der täglichen Sitzungen ist die User Stories zu identifizieren, die Schwierigkeiten haben und die Lösung finden oder die zusätzliche Ressourcen bereitzustellen, damit der Fortschritt des gesamten Projekts nach vorne geht.

ZykluszeitZum Schluss, können die User Stories noch in den Story Points geschätzt werden, aber bei Scrumban haben wir noch eine wertvolle Metrik – Zykluszeit. In dieser Metrik sehen wir, wieviel Zeit es dauert, bis eine Aufgabe abgeschlossen ist, es werden auch die Projektlaufzeit und die erforderlichen Ressourcen besser geschätzt. Zykluszeit kann auch helfen, problematische User Stories zu identifizieren, indem den Pfad der durchschnittlichen Bearbeitungszeit zeigt und sucht nach Abweichungen, die hinweisen, dass die Teammitglieder  auf Schwierigkeiten gestoßen sind.

Scrumban ist kein fest stehender Begriff, umgekehrt – ausgesetzt der individuellen Interpretation und, obwohl diese Methode als Missachtung von einigen Scrum Praktiken ganz negativ zu beurteilen ist, bringt ins Team mehr Verantwortung und Selbstständigkeit. Die zusätzliche Tools und Metriken stellen sicher, dass das Ziel ordnungsgemäß erreicht wird. Scrumban ist eine gute Option für die Teams, die sich ständig unter Druck fühlen, die User Stories rechtzeitig abzuschliessen. Scrumban sollte, aber, Schritt für Schritt umgesetz werden und nur dann, wenn das tatsächtlich die beste Lösung ist, sonst kann ebenso schädlich wie die Methodik zuvor sein.

Wir, Eylean Team, versuchen immer flexibel zu sein und an Bedürfnisse unseren Kunden zu orientieren. Schon einige Zeit hatten wir Gefühl, dass die Deutsche Sprache immer mehr benötigt wird. Deswegen haben wir schließlich beschlossen, Eylean Board ins Deutsche zu übersetzen.

Überzeugen Sie sich selbst und vergessen nicht, uns Ihr Feedback zu geben! Vielleicht gibt es andere Sprachen, die Sie in Eylean gerne sehen würden?

 

Board

Task

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Obwohl die Kanban Softwarelösungen schon einige Zeit bekannt sind, gibt es viele Teams, die immer noch nicht vollständig verstehen, wo der Unterschied zwischen dem physischen Board und Software steht. Anstelle die Innovationen einzuführen, bleiben sie bei traditionellen Arbeitsmethoden und manchmal auch nicht wissen, wie ihre Arbeit zu verbessern. Deswegen, wenn Sie Kanban schon einige Zeit verwenden oder gerade erst jetzt starten, müssten Sie einiges überlegen:

 

  • Unbegrenzte Boardoberfläche

Fällt es Ihnen nicht schwer, alle Aufgaben auf dem Board unterzubringen? Wenn Sie ein physisches Board verwenden, sind Ihre Arbeitsfläche und Möglichkeiten oft sehr begrenzt. Deswegen müssen Sie sehr viele Kompromisse eingehen und immer wieder das Board modifizieren, damit es gut aussieht, produktiv wird und das Projekt visuell darstellt. Mit einer elektronischen Kanban Softwarelösung, wie z.B. Eylean, müssen Sie sich darüber überhaupt keine Sorge machen. Erstellen Sie Ihr Board wie Sie möchten – klein oder groß und automatisch erweitern, indem Sie neue Aufgaben hinzufügen. Egal wie groß oder klein Ihr Board ist, Sie werden alle wichtige Informationen auf den Aufgabenkarten haben und sie schnell navigieren können.

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  • Detaillierte Aufgabeninformationen

Wenn wir über den Umfang sprechen würden, noch eines, was beschränkt ist, sind Aufgabenkarten. Anhand der Größe der Haftnotizen oder Aufgabenkarten, kann das Team eine gewisse Menge an Informationen darauf unterbringen. Aber das ist nicht alles. Die meisten Aufgabenkarten erhalten den Titel, zuständige Person, vielleicht auch den Rückgabetermin. Alle andere Details werden traditionell geteilt: per E-Mail, Chatprogrammen und andere Mittel, was dazu führt, dass die Informationen unorganisiert und durcheinander sind. Bei der Verwendung von Kanban Software, können die Teams dieses Durcheinander minimieren, indem sie die entsprechenden Informationen selbst der Aufgabenkarte hinzufügen. Die Teammitglieder können sie detaillieren, Dateien anhängen, kommentieren, über den Fortschritt direkt in der Aufgabenkarte diskutieren. Was bedeutet, dass die ganze Information auf einem Platz zu erreichen ist.

 

  • Automatisch überwachte Metriken

Für effektive Arbeit des Kanban-Teams, sollten die spezifische Metriken, solche, wie WIP Grenzen, Durchlauf- und Bearbeitungszeit, gemessen und überwacht werden. Während die manuelle Messung oft kompliziert vorkommt, Kanban Softwarelösungen bieten mühelose und schnelle Lösung. Wenn die WIP-Grenze erreicht ist, wird das Team benachrichtigt und darf keine Aufgaben mehr hinzufügen. Die Metriken für Durchlauf- und Bearbeitungszeit werden berechnet und auf Grundlage der neuesten Teamdaten automatisch aktualisiert. Demnach können die Teams Kontrolle über ihre Arbeit behalten und gleichzeitig die zusätzlichen Sorgen vergessen.

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  • Unbegrenzter Zugriff auf die Teaminformationen

Wenn ein Team mit einem traditionellen Kanban-Board arbeitet, muss man aktiv auf solche  Informationen suchen, wie z.B.: bei welcher Aufgabe jeder Teammitglieder arbeitet, in welcher Status sich die Aufgaben und das ganze Projekt im Moment befindet. Obwohl die physische Kanban-Boards diese Informationen behalten, bleiben sie immer nur an einer bestimmten Stelle und werden nur einmal pro Tag aktualisiert. Kanban Softwarelösungen, währenddessen, die Aufgabeninformationen nicht nur an Ort und Stelle behalten, aber auch machen sie leichter zugänglich. Jedes Teammitglied kann das Projektboard in eigenem Computer sehen und aktualisieren. Die Möglichkeit, Aufgaben nach dem Projekt, Teammitglied oder Kategorie zu filtern, garantiert, dass alles, was Sie wissen möchten, Sie in wenigen Sekunden finden.

 

  • Einfache Aktualisierung und Überwachung

Schließlich eine der größten Probleme der Kanban-Teams – Informationsaktualisierung. Teammitglieder sind oft träge das Board ständig zu aktualisieren, weil sie den Wert nicht sehen oder einfach nur daran gewöhnt sind. Obwohl Kanban Software neue Gewohnheiten im Team nicht einprägen kann, kann sie die Teammitglieder auffordern, das Board öfter zu aktualisieren und zu diesem Zweck bietet eine klare und einfach bedienbare Benutzeroberfläche. Ein elektronisches Kanban-Board bietet einen raffinierten Einblick in die Fortschritte des Teams und den einfachen Aktualisierungsprozess, deswegen ist es unter den Teammitglieder  mehr beliebt und wird gerne verwendet.

 

Vorteile der Datenvisualisierung sind heutzutage gut bekannt und verstanden. Deswegen ist es auch kein Wunder, dass  wir ständig auf der Suche nach Maßnahmen, die unsere Prozesse verbessern könnten, und Möglichkeiten, die Informationen über Projekte auf erstem Blick verständlich zu machen, sind. Da die Aufgaben im Team in kleinen Stückchen zerlegt werden und der Überblick kann verloren gehen, wird dabei die Einführung von Farben helfen.

Agile Projektmethode ist eine gute Möglichkeit, Visualisierung Ihrer Projekte zu verbessern und die meisten Teams beginnen zwar auch eine andere Art der Datendarstellung zu verwenden – Farben. Hier sind unsere Top 5 Möglichkeiten, wie die Farben für Verbesserung Ihres Boards verwenden werden können.  

Identifizierung von Item-Größe

Diese Methode ist für die Nutzer von Scrum besonders nützlich, jedoch kann in anderen Praktiken ebenso gut verwendet werden. Um es kurz zu sagen: die verschiedene Farben werden verwendet, um verschiedene Größe der Aufgaben darzustellen. In Scrum Board kann das für die Trennung von User Stories verwendet werden, während in anderen Methoden – einfach für die Trennung der größeren Aufgaben von den kleineren. Durch solche Trennung kann das Team schnell sehen, wieviel Arbeit den Teammitgliedern bevorsteht und vor allem, was als nächstes getan werden soll – Planung oder Durchführung.

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Identifizierung von Ad-Hocks

Eine weitere einfache Möglichkeit, die Farben zu verwenden, ist die Ad-Hoc-Aufgaben auf Ihrem Board zu markieren. Obwohl einige Teams eine eigene Zeile für solche Aufgaben auf dem Board haben, andere haben einfach keinen Platz oder wollen sie trennen. Die Zuweisung von Ad-Hoc zu einer Farbe wird das Team nicht nur ermöglichen, schneller die ungeplanten Aufgaben zu identifizieren, sondern auch die durchschnittliche Anzahl von solchen Aufgaben pro Projekt zu evaluieren.

Po Identifizierung von Ad-Hocks

Identifizierung von Teamverantwortung

Während die Agile Methode sich verbreiten, beginnen mehr und mehr Teams in verschiedene Projekte zusammenarbeiten. Für große Unternehmen, wo die Teams festgelegt sind und nicht einfach neu umorganisiert werden können, wird Farbcodierung eine großartige Möglichkeit, die Aufgaben der einzelnen Teams auf dem gleichen Taskboard zu identifizieren. So können Sie sehen, welches Team für bestimmte Projektaufgabe verantwortlich ist.

PO Identifizierung der Teamverantwortung

Identifizierung von Projekten

Auf der anderer Seite, gibt es Teams, die gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten, aber keinen Platz haben oder ein separates Board für jeden haben müssen. In solchen Fällen werden verschiedene Farben zu unterschiedliche Projekte zugewiesen, deswegen ist es leichter, einzelne Projektaufgaben auf dem Board zu finden und den gesamten Prozess auf einem Platz zu planen.

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Identifizierung von Aufgabentypen

Schließlich ist es für manche Teams wichtig, die Arten von Aufgaben auf ihrem Board zu sehen, entweder für Ressourcenplanung, oder, um den Prozess einfach im Auge zu behalten. Dafür ist Farbcodierung ideal, weil man sich schnell nicht nur das aktuelle Gesamtbild, sondern auch die frühere oder kommende Arbeitsperiode vorstellen kann. Aber, wie bei allen vorherigen Farbcodierung Techniken, ist es wichtig, mit den Farben nicht zu übertreiben, ansonsten wird Ihr Board mehr als bunte Installation als ein Arbeitswerkzeug aussehen.

Identifying task types

Farbcodierung ist eine gute Option für diejenigen Teams, die mehr visuelle Information in Ihre Projektboards bringen möchten. Es ist aber keine garantierte Lösung und sollte an individuelle Bedürfnisse des Teams angepasst werden.