Effizientes Zeitmanagement? Leicht gemacht!

clock-359984_960_720Für ein Unternehmen gibt es nichts wichtigeres als Zeit, nicht wahr? Die Arbeit effektiv zu organisieren und die „richtigen“ Aufgaben zur „richtigen“ Zeit zu erledigen sind die größten Herausforderungen im beruflichen Leben. Um die beste Ergebnisse zu erreichen, muss jeder Mitarbeiter die persönliche Zeiterfassung lernen. Ich empfehle den schnellen Einstieg mit der Software Eylean Board, die ermöglicht, das Zeitmanagement in sehr kurzer Zeit kennenzulernen. Deswegen diesmal – kurz und knapp.

Da Sie sich aber schon einmal entschieden haben, die Zeit zu verfolgen, haben Sie zwei Möglichkeiten: aktiv oder passiv. Aktive Zeiterfassung bedeutet, dass jedes Mal, wenn Sie die Pause machen, zum Mittagessen gehen oder den Arbeitstag beenden, können Sie die Zeitverfolgung stoppen . In Eylean werden die Aufgaben einfach und schnell per Drag-&-Drop verwaltet, die Zeiterfassung ist hier auch keine Ausnahme. Ziehen Sie die Aufgabenkarte auf die Uhr und Time-Tracking beginnt. Die passive Zeiterfassung funktioniert ganz anders, aber ebenso sehr einfach: Sie erledigen die Aufgabe und nur danach geben die Zeit auf die Karte ein. Die erste Auswahl präziser zeigt die für ein Task verbrachte Zeit, während die passive Zeiterfassung keine genaue Zeit darstellt. Auf jeden Fall, die verfolgte Daten sind oft mit menschlichen Fehler konfrontiert:  Mitarbeiter vergessen die Uhr zu stoppen oder wieviel Zeit sie für eine oder andere Aufgabe gebraucht haben, um später hinzufügen.

 

 

In Eylean haben wir vorher auch zwischen den beiden Zeiterfassungsmöglichkeiten gewählt. Aber, anstatt eine Wahl zu treffen, haben wir einen neuen und umfassenderen Managementansatz entwickelt. Der Trick ist einfach – ein oder 2 Stunden Sprints. Diese Technik basiert auf effizienten Konzentrationszeiten des menschlichen Gehirns, wobei auch über die Störungen und Verzögerungen (sowie Verschwendung der Zeit mit Facebook oder Zeitungen) nachgedacht wurde.

UntitledDie kurze Sprints funktionieren wie folgt: Sie setzen sich bequem hin, starten die Arbeit mit einer Aufgabe, und nach jeder Stunde klicken Sie auf +1 Symbol unter der Aufgabenkarte, um eine Stunde der erfassten Zeit hinzuzufügen. Dies ermöglicht Sie Ihre Zeit effizient und präzise zu verfolgen, und gibt die Möglichkeit Pause für einige Minuten einzulegen, Augen auszuruhen, den Fokus zu ändern. Es gibt auch keinen Grund, sich Sorgen zu machen, in Minuten präzise zu sein, weil es wirklich nicht großer Unterschied gibt, ob man eine Stunde nach 50 oder 70 Minuten hinzufügt. Vergessen nur nicht, jede gearbeitete Stunde beizufügen!

Diese Technik wird Sie auf Ihre Zehen jede Stunde während der Zeiterfassung halten. Deswegen ist es nicht möglich, die Time-Tracking zu starten und bis zum Ende des Tages oder bis die automatische Warnung kommt, zu vergessen. Man muss nicht mehr hoffnungslos die genaue Zeit schätzen, besonders für die Aufgaben, die mehr als einen Tag dauern. Stattdessen wird die genaue Information über den gesamten Prozess verfolgt.

Der halbaktive Zeit-Tracking-Ansatz funktioniert wegen ein paar Dinge: spart Zeit, die wir für Zeiterfassung verbringen und liefert uns genaue Informationen über den Zeitverbrauch. Es ist aber nicht alles. Nachdem wir begonnen haben, diese Methode zu verwenden, haben wir bald erkannt, dass die kurzen Sprints auch als Motivatoren dienen und immer öfter haben wir voneinander gehört: “nur noch eine Aufgabe und ich gehe schon nach Hause”.

Für diejenige, die sich noch nicht sicher fühlen, wieder etwas neues zu beginnen, kann ich nur eines sagen – es lohnt sich!

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