Verschiebe Deine Kanban Projekte auf Eylean Board!

In letzter Woche haben wir Scrum-Board vorgestellt, heute gehen wir weiter und werfen einen kurzen Blick auf Kanban: wie man in Eylean Board neue Projekte erstellen oder die alte verschieben kann. Start mit einer neuen Software oder neuer Methode der Aufgabenverwaltung, kann manchmal aufregend und überwältigend sein. Deshalb werden wir einige Hinweise geben, damit der Übergang leichter und verständlicher wäre. Natürlich, das sind nur die wichtigsten Schritte für Ihren ersten Start. Unsere Bitte – fürchten Sie nicht, zu experimentieren und Eylean Board in solcher Weise zu verwenden, in welcher Ihre Bedürfnisse am besten erfüllt sind. In diesem Artikel werden die wichtigsten Prinzipien für die erfolgreiche Einführung von Kanban erläutert.

Zuerst müssten Sie Ihr Board erstellen. Wir in Eylean geben Ihnen die Möglichkeit selbst zu wählen: Sie können vorhandenes Board kopieren oder  vorbereitetes Template verwenden, um neu anzufangen. Wenn Sie eine Kopie Ihres vorhandenen Boards haben möchten, geben Sie die Besonderheiten in den Einstellungen der  Registerkarte an und die beiden Boards werden genau übereinstimmen. Allerdings, wenn Sie zum ersten Mal mit Kanban anfangen oder möchten das Board neu starten, können Sie das vorhandene Kanban Board mit vorbereiteten Hauptspalten benutzen. Vergessen Sie nicht, dass Sie Ihre Boards in jeder Zeit einstellen und ändern können, insbesondere, wenn Sie das Gefühl haben, dass sie Ihre Anforderungen nicht mehr entsprechen.

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Nachdem Sie das Board sortiert haben, beginnen Sie die Tasks (Karten oder Aufgaben) hinzufügen. Es gibt ein paar Möglichkeiten, wie die Tasks zum Board hinzugefügt werden könnten. Erste und am meisten intuitive – ein Doppelklick auf das Board und Eingabe der Aufgabendetails in Pop-up-Fenster. Neue Aufgabe kann man auch sehr einfach mit die rechte Maustaste erstellen. Wenn Sie Ihre Aufgaben vorher in MS Excel, MS Outlook oder MS Project gehalten haben, können sie einfach importieren. In diesem Fall werden Ihre Kalkulationstabellen, E-Mails oder Aufgaben in Eylean verschoben, und alles, was Sie tun müssen – jede fehlende Information hinzufügen und in die entsprechenden Progress Spalten ziehen. Eine von unseren wichtigsten Aufgaben ist die Nutzererfahrung, deswegen haben wir das Detailfenster der Aufgabe voll mit zusätzlichen Funktionen erstellt, damit Ihnen beim Erreichen Ihrer Ziele zu helfen. Überprüfen sie!

Overflow kanbanSobald das Board festgelegt ist und die Tasks sind schon vorhanden, können Sie beginnen, das Board zu managen. Dafür bietet Eylean WIP-Limits, Queue Management und Priorisierung des Backlogs. WIP-Limits zwingen uns dazu, Probleme früher aktiv anzugehen. WIP-Limits können zu einer beliebigen Anzahl, die zu Ihrem Team passt, eingestellt werden. Sie werden auf der rechten oberen Ecke der entsprechenden Spalte angezeigt und, wenn die Grenzen überschritten sind, bekommen Sie automatisch eine Benachrichtigung. Die Queue-Spalten in Eylean sind die gleiche wie in einem traditionellem Kanban Board. Wir haben beschlossen nicht nur die separaten Spalten für verschiedene Phasen der Arbeit zu verfügen, aber sie auch in zwei Teile zu unterteilen. Die linke Seite repräsentiert, dass der Task bearbeitet wird und die rechte Seite zeigt, dass er bereit ist, auf der nächste Stufe zu bewegen. So bekommen Sie mehr Information über die Fortschritte des Teams. Schließlich, die Priorisierung des Backlogs ist für Ihr Team sehr wichtig, weil sie mehr Klarheit gibt, welche Aufgaben als nächsten  erfüllt sein sollten. Unsere Empfehlungen für das Backlog Management finden Sie hier.

Um den Projektfortschritt zu bewerten, werden Sie die Berichte benötigen. Eylean ist mit automatischer Berichterstattung ausgerichtet, und der beste Teil – sie sind live! Was bedeutet, dass Sie die aktuellsten Informationen jedes Mal haben, wann Sie wollen. Sie werden imstande sein, die traditionelle Kanban-Berichte, solche wie, Lead- und Cycle-Time-Berichte oder Kumulative Flussdiagramm zu genießen. Außerdem wird Ihnen das Projekt-Dashboard zur Verfügung gestellt, wo nur die wichtigsten Informationen zu sehen sind, damit Sie den Übersicht des gesamten Projekts und die Fortschritte der einzelnen Teammitglieder bekommen. In Eylean können Sie auch die Zeitberichte, die repräsentieren, wie viel Zeit jeder Teammitglieder für eine oder andere Aufgabe gebraucht hat, generieren. Das wird, natürlich, ein wenig Zusammenarbeit von Ihrem Team benötigen, weil eben die Mitglieder die für die Aufgaben benötigte Zeit registrieren.

Komentarai kanbanSchließlich müssen Sie Ihr Team ins Projekt einführen und die Tasks zuweisen. In Eylean Board kann die Aufgabenzuweisung sowohl der Projektmanager, als auch die Team Mitglieder oder die Person selbst durchführen. Jedoch können Sie das durch benutzerdefinierte Einstellungen begrenzen und dafür sorgen, dass nur die bestimmte Teammitglieder diese Funktion hätten. Sobald ein Task dem Teammitglieder zugewiesen wird, kann er das in der Registerkarte seines Tasks sehen und schnell erfahren, welche Arbeit getan werden muss. Noch ein wichtiger Punkt ist die Teamkommunikation in den Tasks durch die Kommentare. Das erlaubt dem ganzen Team ohne externe Kommunikation die Probleme zu sehen.

Somit beenden wir unsere kurze Kanban Einführung und hoffen, Ihnen geholfen zu haben, Eylean Kanban  Board in kürzester Zeit zu beherrschen!

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2 Kommentare
  1. Heidi sagte:

    Sehr informativ! Hat mir bei den ersten Schritte sehr geholfen und das Tool selbst ist einfach zu verwenden. Meine Rekommendationen!

    Gefällt mir

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